Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)
IV. Az iratok ügyviteli felhasználásának biztosítása
IV. AZ IRATOK ÜGYVITELI ^HASZNÁLÁSÁNAK BIZTOSÍTÁSA , Az ügyvitel az irattárakkal és a? iratkezeléssel szemben azonban nemcsak azt a követelményt támasztja, hogy az iratok fizikai vagy egyéb okok folytán eí ne pusztuljanak,hanem megköveteli azt is, hogy az iratok létrejöttük, vagy más szervtől való beérkezésük pillanatától kezdve bármikor a lehető legrövidebb idő alatt és a legegyszerűbb módon megtalálhatók legyenek. Hiába irjuk az irat szövegét a legtartósabb papírra a legidötállóbb Írószerrel, hiába tároljuk az iratot a legbiztonságosabb irattároló eszközben és hiába őrizsük a legegészségesebb raktárban, ha nem tudjuk szinte másodperceken belül a vezető, az ügyintéző, vagy más illetékes rendelkezésére bocsátani, amikor arra szükség van. Két-három napi szorgos kutatás, keresgélés után már szinte hiába kerül elő az irat, ha a döntés, az intézkedés időpontjában szükséges ügyiratok nem álltak mind az illetékesek rendelkezésére. Az ügyvitel követelményeinek az az iratkezelési és irattározási rendszer felel meg, mely biztosítékot nyújt arra, hogy bármely iratot az ügyintézés bármely szakaszában szinte pillanatokon belül fel lehet kutatni, meg lehet találni és az illetékeseknek át lehet adni. Az iratok mindenkori feltalálása érdekében az iratkezelés két, egymástól látszólag igen különböző, a valóságban egymással szorosan összefüggő, egymást szervesen kiegészítő, egymásra épülő eljárást, módseert alkalmaz és pedig az iratok nyilvántartását és az iratok rendszerezését. Az iratok nyilvántartása Az iratok nyilvántartása az iratok megőrzésének biztosítása és felkutatásuk megkönnyítése érdekében készülő írásbeli feljegyzés révén valósul meg. Ezeket az Írásbeli feljegyzéseket általában nyilvántartási segédleteknek, vagy egyszerűen segédleteknek nevezzük. A nyilvántartási segédletek között az iratok keletkezésének , beérkezésének adatait rögzítő segédleteket és az iratok felkuta tása érdekében készülő segédleteket különböztetünk meg. Az iratok keletkezésének, beérkezésének adatait rögzítő se-
