Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

III. Az iratok fizikai fennmaradásának biztosítása

A politikai vagy népgazdasági szempontból titkos iratok részére a kisebb szerveknél elegendő egy páncélszekrény is* Az olyan szerveknél, ahol egy-két páncélszekrényben az iratok nem fémek el, nem érdemes még több szekrényt beszerezni, mert nagyon költséges és a férőhely szempontjábél nem gazdaságos, sokkal ajánlatosabb egy külön páncélszoba berendezése* Az iratok védelmét szolgálják azok az intézkedések is, amelyek megtiltják azt, hogy az irattári helyiségbe idegenek belépjenek, vagy ott az irattároson kivül mások is tartózkodjanak* Külön meg kell emlékezni az irattárakban végezhető kutatásokról t mivel a kutatók felvilágosítása és részükre iratanyag kiadása nagy felelősséget ti az irattárosra* A kutatónak a kutatás megkezdése előtt kutatási engedélyt kell kérnie a szerv vezetőjétől* 4 kutatási engedélyen a kutatók személyére vonatkozó adatokon kivül fel kell tüntetni a kutatás tárgyát és évkorét* Az irattárosnak ügyelnie kell arra, hogy csak olyan tárgyú iratok kerüljenek a kutató kezébe, amelyekre engedélyt kapott* Ha közben egy másik témakörre is kutatni akar, ugy arra külön engedélyt kell kérnie* Ügyeljünk arra is, hogy olyan irat, amelynek felhasználása a közérdeket veszélyezteti, ne kerüljön a kutatók kezébe* A kutatónak kiadott iratanyagot grafitceruzával le kell lapszámozni * A kaszámozásnál különböző szokások vannak* Az a lényeg, hogy a leszámozás alapján az esetleges csonkítás, hiány minden további vizsgálódás nélkül megállapítható legyen* A kiadott iratokhoz jegyzéket kell készíteni két példánybán* Az egyiket / a másodpéldányt/ az iratanyaggal együtt a kutatónak kell átadni/ a másik példány az irattárosnál marad* A kiadott iratanyag minden lapját, különösen a legújabb anyagnál, az irattár bélyegzőjével le kell pecsételni, hogy ezzel megakadályozzuk az egyes lapok eltulajdonítását vagy kicserélését* A kiadott iratok helyére őrjegyet kell tenni* A kutatás befejezése után az iratokat elleoőrdtni kell* Ha a kutató az iratot rongálja, vagy eltulajdonítjaj vagy pedig az iratok szövegét meghamisítja, vagy az iratokra ráir, azonnal jelenteni kell a szerv vezetőjének* Az iratokból a kutató által készített és ott fe-