Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

II. Az iratok keletkezése

elkeveredik: a többi között« könny ebben elvész. Azt sem szükséges talán magyarázgatni, hogy az azonos méretű és alakú lapok közzé iktatott tulnagy méretű lap szélei használat közben elkopnak, beszakadoznak és végül elrongyolódnak.Mindenki előtt nyilvánvaló ugyanis, hogy a tökéletesen* azonos méretű, egymást teljesen befedő papírlapok állnak ellen legjobban mindenfajta viszontagságnak. így például a teljesen azonos méretű és alakú papírlapokból álló könyvek szélei még a legerősebb igénybevétel mellett is alig kopnak s a könyveket még a kisebb tűz sem képes elpusztítani. De a levegő szennyező anyaga, a fény, a nedvesség is nehezebben hatol be a lapok közé, mint az egymást csak részben, csak helyenként fedő lapokból álló ira tesomókba. A fontos iratok fenntartása szempontjából az volna tehát az ideális, ha az ilyen iratok előállításához csak teljesen azonos méretű papirt használnánk fel. %yebek közt épp a tárolási biztonságra való tekintettel szabványosították ma már Világszerte a papírméreteket, a papiralakzatokát és tették kötelezővé a teljesen azonos méretű papírfajták gyártását és használatát. Ma már tehát gyakorlatilag semmi akadálya sem volna annak, hogy az állami szervek összes irataikat egységesen megállapított, azonos méretű papírlapokon hoszák létre. Hogy ez mégsem így történik, annak egyetlen oka a gazdaságosság. Túlságosan költséges volna ugyanis, ha minden iratot - szövege fontosságára és terjedelmére való tekintet nélkül - azonos méretű papíron állítanánk elő® le nem is volna értelme, hogy a jelentéktelen szövegű iratokat a fontos ügyeket tárgyaló iratokhoz hasonló méretű papíron állítsuk elő, majd néhány év elteltével kiselejtezzük. Az állami szervek Összes iratainak előállításánál tehát nem volna kifizetődő, de érdemes sem volna azonos méretű papírlapokat használni. Sz viszont távolról sem jelentheti azt, hogy a papir méretének megválasztásánál egyedül a gazdaságosságot kellene szem előtt tartanU A rövid szövegű, lényegtelen tartalmú /tehát rövid ideig megőrzendő/ iratok előállítására nyilván elegendő a szöveg terjedelméhez szorosan igazodó méret, mig a fontos iratokat nagyobb terjedelmű lapokra kell irni még akkor is, ha a szöveg csak részben fogja befedni.