Magyar Nemzeti Levéltár – Az Archivum Regnitől az elektronikus levéltárig (Budapest, 2013)
5. Elektronikus levéltár - Az elektronikus levéltári projekt
36 5. ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁR A digitális állományvédelem az elmúlt évtizedekben a levéltárak önálló tudományterületévé nőtte ki magát, az elektronikus levéltári projekt célja pedig az volt, hogy ennek eredményeit a magyar levéltárak is hasznosítsák. Az elektronikus levéltári projekt A maradandó értékű iratok összegyűjtése, megőrzése, feldolgozása és hozzáférhetővé tétele a digitális korban is a levéltárak feladata. Fontos megjegyezni, hogy a levéltári fogalmak szerint az irat nem csak szöveges dokumentum lehet, hanem bármilyen rögzített információ, matematikai számítás, informatikai adatsor, fénykép, hang- vagy filmfelvétel is. A papír alapú iratok terén a levéltáraknak évszázados tapasztalataik vannak, tudjuk, mit nem szabad, és mit kell tenni azért, hogy II. András király oklevele, Mátyás király Corvinája, az 1715-ös országos összeírás iratai, egy 19. századi egyházi anyakönyv vagy egy minisztertanácsi ülés jegyzőkönyve évszázadok múlva is olvasható legyen eredeti formájában. De tudjuk-e, mit kell tenni azért, hogy „hasonló sorsa jusson" egy elektronikusan vezetett iktatókönyv, egy digitális légifelvétel, a miniszterelnök elektronikus levelezése vagy egy állami hivatal adatbázisa? A problémákat felismerve az ezredforduló óta kialakultak a problémamentes működéshez szükséges iratfeldolgozási és archiválási szabványok, valamint létrejöttek azok a szakmai közösségek, amelyek folyamatosan megosztják egymással az igen komplex és állandóan változó feltételek között zajló e-levéltári folyamatokkal kapcsolatos tapasztalataikat. A digitális megőrzés problémáját felismerve a Magyar Országos Levéltár már 2001-2002-ben lebonyolított egy pilot projektet. Ennek eredményeképpen világossá vált, hogy az elektronikus levéltár megvalósítása nagyobb beruházást igényel, amire a kulturális tárcának mindaddig nem volt lehetősége, míg az európai források bevonása nem vált lehetségessé. Ennek a pilot projektnek az egyik üzenete az, hogy újra kell szabályozni az iratkezelést, így kezdődött a KEIR-projekt (A Közigazgatási szervek Egységes Iratkezelésének szabályozása) megvalósítása. A KEIR-projekt 2004 végén zárta le a jogszabály-előkészítési munkákat, és az elektronikus iratkezelést szabályozó jogszabályok 2006. január 1-jével léptek hatályba. A KEIR eredményeként kialakult új szabályozási környezet egységesen kezeli a papíralapéi és elektronikus iratokat annak érdekében, hogy „bármely szerv irattári anyagának, továbbá a természetes személyek irathagyatékának maradandó értékű része - a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagaként vagy védett levéltári anyagként - épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon.'' A folytatásra 2009-ben nyílt lehetőség, amikor a Magyar Országos Levéltár a Nemzeti Info- kommunikációs Szolgáltató Zrt.-vel és Budapest Főváros Levéltárával konzorciumot alkotva az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program kiemelt projektjeként megkezdte az Elektronikus Levéltár megvalósítását. A projekt alapvető célja az volt, hogy a köziratképző szervek- ideértve a törvényhozás, államigazgatás, jogszolgáltatás szerveit és az önkormányzatokat- maradandó értékéi elektronikus iratainak kezelésére megteremtsük az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését biztosító feltételrendszert és a fejlesztés eredményeként elérhetővé tegyük az érintett levéltári anyagot az érdeklődő külső szervezetek és személyek számára. A 2013 szeptemberében befejeződő projekt egyik legfontosabb eredménye, hogy konkrét javaslatot fogalmazott meg a szabályozásra, hiszen a KEIR projekt egyik máig fennmaradt hiányossága a levéltárba adás méíszaki feltételeinek pontos meghatározása volt. Legalább eny- nyire fontos, hogy a folyamatok modellezésén és valós átvételen keresztül a levéltárak kialakították a megőrzés módszertanát, amely a nemzetközi szabványokon alapulva igazodik a magyar iratkezelési szabályozáshoz és irattározási hagyományokhoz.
