Magyar Nemzeti Levéltár – Az Archivum Regnitől az elektronikus levéltárig (Budapest, 2013)
5. Elektronikus levéltár - Az elektronikus levéltári projekt
Az elektronikus levéltári projekt 37 Új szerverek, tárolók és hálózati eszközök biztosítják a levéltári informatika infrastruktúráját. Az archiváló és nyilvántartó szoftverek bevezetésével Európa vezető megoldásait adaptáltuk. A fejlesztés eredményeként mindkét levéltárban létrejött egy-egy Elektronikus Levéltári Technológiai Központ. A levéltárosok itt végzik a levéltári szempontoknak megfelelő előkészítést, feldolgozást, nyilvántartást, az elektronikus állományok befogadását, a jogosultságok és az elektronikus iratok kezelését. A projektben a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer részeként kialakítottunk egy tartós tárolást végző Archívum Szolgáltatást, ami a nemzetközi szabványoknak megfelelően biztosítja a katasztrófatűrő archiválással kapcsolatos szolgáltatásokat. A központi Archívum irattárolási lehetőséget biztosít a hivataloknak levéltárba adás előtti időszakban. Innen közvetlenül, vagy a Hivatali Kapun keresztül küldhetik be a levéltárba az irataikat. Bár a központi Archívumot a Nemzeti Infokommunikációs Zrt. üzemelteti, az adat- kezelési jogokkal kizárólag az arra jogosult levéltári intézmények rendelkeznek. Az Archívum 250 terabyte induló tárhelyet biztosít az eddig felhalmozott és a jövőben keletkező levéltári anyag számára. Ez körülbelül másfél milliárd nyomtatott oldalnyi szövegnek megfelelő tárhelyet jelent. Ez papíron két és félmillió levéltári dobozzal vagy 312 ezer iratfolyóméternyi irattal egyenértékű, ami több mint a Magyar Nemzeti Levéltár teljes levéltári anyaga. A központi infrastruktúrán futnak a nagy számítógépes erőforrásokat igénylő központi folyamatok is és innen szolgáltatják a levéltárak a nyilvános adatokat is az Elektronikus Levéltári Portálon és az Ügyfélkapun keresztül. Ez a portál az első olyan szolgáltatás, amely egységes elérési pontként teszi hozzáférhetővé a Magyar Országos Levéltár és Budapest Főváros Levéltára valamennyi nyilvántartását és digitalizált állományát, a megyei levéltárak csatlakozásával pedig folyamatosan országos szolgáltatássá válik. 2013. október 1-jétől a kutatók a kéréseiket elektronikusan adhatják le, levéltári regisztrációval vagy ügyfélkapun keresztül kezdeményezhetik, hogy otthonról hozzáférjenek az iratokhoz. Természetesen ez csak azoknak az iratoknak az esetében lehetséges, amelynél a jogszabályi feltételek ezt lehetővé teszik. Az elkészült szakmai ajánlások és segédanyagok megalapozzák a szolgáltatások hosszú távú használatát és fenntarthatóságát. Az elektronikus levéltár fejlesztésének köszönhetően a Magyar Nemzeti Levéltár munkatársai a digitális kor emlékeit is képesek lesznek megőrizni, ahogyan képesek voltak évszázadokon keresztül az Archivum Regni vagy az Országos Levéltár idején. A Magyar Nemzeti Levéltár létrejöttével azonban napirendre került a projekt folytatása is, hiszen az egységes levéltári szervezet biztosításához szükségessé vált a megyék nyilvántartásainak és adatainak migrációja, ami előrevetíti a projekt folytatását, az elért eredmények országos kiterjesztését. A következő évek feladata, hogy megteremtsük azokat a feltételeket, amelyekkel a megyei levéltárak is képesek lesznek az illetékességi körükbe tartozó iratképző szervek elektronikus állományait átvenni és megőrizni, ahogy azt tették elődeik immár közel egy évezreden keresztül. Gépterem
