Lakos János: Magyar Országos Levéltár (Budapest, 1996)

A LEVÉLTÁRI ANYAG ISMERTETÉSE

használata szinte mindig szükséges: a fondjegyzékben vagy a publikált segédletben általában több dobozszámot (többnyire keretszámot, pl. 34236-34245) találunk, és csak a filmjegyzék segítségével tudjuk megállapítani, hogy a bennünket érdeklő anyag pontosan mely doboz(ok)ban található. A pontos lokalizálás annál is fontosabb, mert egy filmdoboz 600-3500 oldalnyi iratot tartalmaz. Az eredeti rendnek való megfelelés nemcsak fond- és állagszinten követelmény, hanem alacsonyabb szinten is, tehát az eredeti iratoknak állagon belüli tagolódását is követnie kell a filmjegyzéknek, esetenként darabszintig lemenőén. (Ez azért ritkaság.) Ha van részletes jegyzék az eredeti iratokhoz, a filmjegyzék nem szükségszerűen ismétel, hanem csak „utal" a meglévő segédletre. Pl. csak azt tünteni fel, hogy egy-egy filmtekercs milyen iratcsomókat tartalmaz, a részletesebb adatokat az eredeti iratokhoz készült jegyzékben találhatja meg a kutató, tehát ilyen esetekben mindkét segédletet ajánlott használni. A filmjegyzéknek ezért lehetőleg pontosan meg kell jelölnie azt, hogy a doboz mely iratnál kezdődik, ill. végződik. A nyomtatásban / sokszorosításban megjelent segédletek (filmtári leltárak) egyértelműen a kutatók részére készültek, nyilvántartási funkciójuk nincs. Mivel megfelelő tájékoztatást kell nyújtaniuk, ezért általában középszintű (sorozat, csomó) leíró adatokat tartalmaznak. Ez viszont annyira megnöveli a terjedelmet, hogy a publikált segédletek többnyire csak egy-egy intézménycsoportban őrzött iratokat ismertetnek.