Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)
Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek
e) Leltározás A leltározás a könyvnek mint vagyontárgynak a nyilvántartása. A társadalmi tulajdonban levő könyvtárak leltározási előírásait a MSZ 3448 szabvány rögzíti, a levéltári könyvtárak leltározását a LÜSZ 179. §-a szabályozza (de ld. még a 3/1975. KM-PM rendelet egyes paragrafusait is.) A leltárra és vezetésére vonatkozó fontosabb tudnivalók a következők: 1. a zárt helyen tartandó, hitelesített lapszámú kötött és folyamatos sorszámmal (leltári számmal) vezetendő leltárkönyvbe tintával, olvashatóan kell az egyes tételeket bevezetni; 2. a leltári számot a leltározott mű minden darabegységébe (kötetbe) a tulajdonbélyegzőhöz be kell írni (vételnél a számlára rá kell vezetni); 3. az esetlegesen elhibázott tételt csak szabályosan szabad javítani: tintával áthúzva, de a rossz adatot olvashatóan hagyva, a jót fölé írni, dátummal, aláírással (bélyegzővel) igazolva a javítást; 4. az állomány egészét érintő változásokat (pl. törlés) iktatott jegyzőkönyv engedélyezett jegyzéke alapján, erre hivatkozva lehet átvezetni; 5. minden pénzügyi év végén hitelesítve le kell zárni feltüntetve a művek, kötetek és értékük összesített adatait; 6. a záróállomány adatait érintő változásokat csak ekkor lehet javítani (az előző pont alapján). A leltárkönyvnek két főtípusa van: a címleltár és a csoportleltár. A kis, így a levéltári könyvtárak címleltárkönyvet vezetnek, formanyomtatványon. Fontosabb rovatai: leltári szám, raktári szám, bibliográfiai adatok (ha van, kötet, évfolyam jelölése is), a beszerzés módja, a mű értéke, a tényleges raktári egység (a bekötött vagy bekötendő kötet darabszáma), jegyzet. - A raktári rend (ld. 2. c.) szabja meg a vezetendő leltárkönyvek számát. A kiegészítések kezelése: Kiegészítések azok a többkötetes művek, sorozatok, időszaki kiadványok, amelyeknek a könyvtár állományában már van előzményük, tehát a műben nem, csak kötetben és értékben növelik azt. A kiegészítéseknek a raktárban természetesen az előzményhez kell kerülniök, tehát az újabb kötetek raktári száma azonos lesz a régiekével. A leltári szám azonban már nem. A leltárkönyv alapszámához ugyanis nem lehet bevezetni, mert a leltártételeket egyrészt nem szabad megváltoztatni, másrészt a záróállomány kötet- és értékadatait módosítani. Ezért a kiegészítéseket évenként egyszer, az évi zárlat előtt kell leltározni, úgy, hogy a tárgyév új szerzeményei után a soron következő leltári számokra, de a régi raktári számokkal jegyezzük be a tárgyévi gyarapodás vonatkozó adatait az évközi nyilvántartókról. Két típusuk van. (ld. a 86 401-14-3/1956. LOK sz., a 46/1957. és 5753/1958. sz. OLKK utas.) 1. Sorozatnyilvántartó: a több kötetes és sorozat-művek évközi nyilvántartója, egyúttal állományi összesítő lapja. A leltárkönyv valamennyi rovatát tartalmazó nyomtatott karton. A raktári számok rendjében tárol. Minden nem teljes, tehát kiegészülhető műről beérkezésekor kell kiállítani. A következő évközi gyarapodás tételeit aztán erre vezetjük rá, és csak év végén, a zárlat előtt vezetjük át róla a leltárkönyvbe a mű teljes évi gyarapodásának megfelelő adatokat. Az akkor kapott leltári
