Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

számot ráírjuk a nyilvántartóra, beírjuk a vonatkozó kötetbe, és a leltárkönyv vonatkozó raktári (alap)számánál a jegyzetbe. (Leltárkapcsolat: itt megtalálható a mű valamennyi kiegészítésének a leltári száma.) Az évközi gyarapodás nyilvántartólapjait évenként újra kezdődő sorszámú összesítő karton fűzi össze: részint növedéki napló, részint ellenőrző eszköz, részint pedig az évi sorozati gyarapodás statisztikai alapja. 2. Kardex a neve az időszaki kiadványok (periodikák) évközi nyilvántartójának. Nyomtatott karton ez is, de már nem tartalmazza a leltárkönyv összes rovatait. Úgy szerkesztették meg, hogy részletezni lehessen rajta a periodika évfolyamait, illetve az azon belüli megjelenési egységeket: napi, heti, havi stb. füzetszámot. Elsődleges célja ugyanis éppen ezek beérkezésének, illetve elmaradásának (hiányának) a nyilvántartása a reklamáció érdekében. A kardexet az új periodika beszerzésekor kell kiállítani, a későbbiekben pedig az évközi gyarapodás évfolyamait rávezetni. A sorozatnyilvántartótól eltérően azonban nem folyamatosan, hanem foghíjasán: az esetlegesen hiányzó évfolyamok, füzetek számára megfelelő helyet hagyunk, hogy amikor pótolni tudjuk ezeket, ide beírhassuk. A kardexet a továbbiakban úgy kezeljük, mint a sorozatnyilvántartót. Az évi gyarapodás kardexeit szintén nyomtatott összesítő karton fűzi össze, amelyen már a leltárkönyv valamennyi rovata szerepel, így a szükséges adatokat itt rögzíthetjük. A kardexeket nem a raktári számok rendjében, hanem a periodika-címek betűrendjében tároljuk (esetleg elválasztva a kurrens anyagot a régitől), ezért a kardex egyúttal periodika-katalógus is. Az évi kiegészítések kardexeit ezért az év végi zárlat előtt a raktári számok rendjében soroljuk a leltározáshoz: beírván róluk az évi gyarapodást, ekkor írjuk rá az évfolyam(ok) vonatkozó leltári számát és a raktári darabegység (kötet) számát, aztán visszasoroljuk a betűrendbe. A füzetes évfolyamoknál vigyázni kell arra, hogy a leltárba és a kardexre is azt a darabszámot írjuk, amibe az évfolyamot majd beköttetjük (általában egy évfolyam = egy kötet), mert a leltáron nem javíthatunk. Allományellenőrzés a vagyontárgy számbavétele, konkrétan: a leltárkönyv tételes összevetése az állománnyal az esetleges hiány (többlet) megállapítása érdekében. Lehet időszaki vagy folyamatos, illetve teljes körű vagy részleges, - a könyvtár típusától és nagyságrendjétől függően. (Részletesen szabályozza a 3/1975. sz. KM-PM rendelet.) A levéltári könyvtárakat 2 vagy 3 évenként kell ellenőrizni, mivel pedig többnyire egyszemélyes könyvtárak, ezért kezelőváltozás esetében mindig. Az ellenőrzés során megállapított változásokról tételes jegyzéket kell készíteni, külön a hiány és külön az esetleges többlet tételeiről, és amennyiben egyidejűleg selejteznek (ld. 4. c) is, eredményéről szintén jegyzék készítendő. A jegyzékek egyes tételeinél a vonatkozó mű leltári, raktári száma, rövid bibliográfiai adata (kötet, évfolyam jelölése is), a raktári darabegység (kötet) és az érték adata szerepel, a végén pedig a mű, kötet, és érték adataival kell összesíteni. Amennyiben több jegyzék készül, végeredményüket külön jegyzékbe kell gyűjteni, és ez tartalmazza a végleges változás összes mű, kötet, érték adatait. Az összesítéseknél vigyázni kell arra, hogy a többkötetes műveknek, sorozatoknak, periodikáknak kötet- ill. évfolyambeli hiányai nem műben, csak kö-