Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)
Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek
szessége. Ezeket az adatokat (idő, név, szülők neve, foglalkozás, lakhely stb.) az anyakönyvvezető a nyomtatvány előírt szövegrészeibe, rovataiba jegyzi be. Az alapbejegyzést az anyakönyvvezető aláírása zárja le. Az alapbejegyzés beírása során ejtett hibákat aláírás előtt a „Megjegyzések" rovatában helyesbíti. Az utólagos bejegyzés jegyzőkönyvi mintájú anyakönyveknél a széles margóra kerül, rovatos mintájú anyakönyveknél ezek bejegyzésére az anyakönyv utolsó rovata szolgál. Az állami anyakönyvezés általános szabályainak ismeretére a másodpéldányok kezelésénél a levéltárban is szükségünk van. Az alábbiakban a levéltári teendők szempontjából nézve adjuk a tudnivalók rövid összefoglalását: Az anyakönyvvezető az alapbejegyzés adatait az anyakönyvi eset időpontjának megfelelő állapot szerint jegyzi be. Ha ez nem lehetséges, a bejegyzés időpontjának megfelelően végzi az adatok beírását, ez utóbbi esetben e körülményre aláírás előtt a „Megjegyzések" rovatában utalnia kell. Ha egy rovatban nincs bejegyzendő adat, a rovatot ki kell húzni. (Ha az elhalálozás oka nem ismert, kihúzás helyett az „ismeretlen" szó kerül bejegyzésre.) Az alapbejegyzés teljesítése után az anyakönyvvezető - a már említett helyesbítő szövegen kívül - a „Megjegyzések" rovatába bevezeti a külföldi állampolgárságra, az ikerszülésre, házasságkötésnél a gyermekek közös családi nevére és a tolmács közreműködésére, halotti anyakönyvben a holtnak nyilvánító bírósági végzésre utaló megjegyzést. Ha a születés anyakönyvezésénél a gyermek apja nem állapítható meg, a gyermek családi nevére és az apára vonatkozó rovatok kihúzás nélkül üresen maradnak. Az ilyen bejegyzést az anyakönyvvezető - egyes kivételektől eltekintve - nem írhatja alá. Később, az apa (képzelt apa) adatainak megállapítása után a hiányzó adatokat az üresen hagyott rovatokba bejegyzi, és az aláírást a mindenkori anyakönyvvezető teljesíti. Ismeretlen személy halálesetének anyakönyvezésekor a rendőrség által közölt adatokat a rovatok keresztülírásával jegyzik be. A jelenleg hatályos Anyakönyvi utasítás értelmében utólagos bejegyzésként kell a születési anyakönyvbe beírni a névváltozást, a gyermek családi jogállásának megváltozását, a személy halálát; - a házassági anyakönyvbe a gyermekek közös nevét (ha erre a „Megjegyzések"rovatában nem utaltak), a névváltozást, a házasság megszűnését vagy érvénytelenné nyilvánítását, a külföldi állampolgárság megszűnését. - A halotti anyakönyvbe utólagos bejegyzésként kerülnek be az ismeretlen személynek utólag megállapított adatai, valamint a holtnak nyilvánító bírósági végzés alapján anyakönyvezett személy adatainak törlése, ha a végzést hatályon kívül helyezték. Ha az alapbejegyzés vagy az utólagos bejegyzés az eset időpontjában fennállott állapotnak vagy az anyakönyvek vezetésére vonatkozó rendelkezéseknek nem felel meg, továbbá, ha az adatok tévesek, hiányosak, akkor az anyakönyvi felügyelő hatóság elrendeli az alapbejegyzés vagy utólagos bejegyzés kiigazítását. A kiigazítás szövegét az anyakönyvvezető az „Utólagos bejegyzések" rovatában eszközli. Az anyakönyvbe való bejegyzés módja tekintetében a jogszabály előírja, hogy az
