Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

írás az első és másodpéldányban egyaránt fekete antracén tintával, folyóírással, olvashatóan történjék. Tilos a szöveget törölni, áthúzni, leragasztani. Ha egy rovat betelik (ez főleg az „Utólagos bejegyzések" rovatánál fordul elő), jó minőségű papírból szeletet (toldatot) kell készíteni és a megfelelő rovathoz beragasztani. Az első vagy másodpéldányban tévedésből üresen maradt lapokat, teljes rovatsorokat, valamint a tévesen megkezdett, de be nem fejezett alapbejegyzést két egymást keresztező vonallal az anyakönyvvezető áthúzza, beírja a törlés okát, keltezi és aláírja. A naptári év végén az anyakönyvvezető az utolsó bejegyzést követően záradékot vezet be. Ha valamelyik anyakönyvben az év folyamán alapbejegyzés nem történt, akkor erre utaló szöveget jegyez be az anyakönyvbe. Az anyakönyvi kerület területét, szervezetét vagy elnevezését érintő változást az első és a másodpéldányba a változás napján az anyakönyv rovatainak keresztülírásával kell bejegyezni. Az anyakönyv másodpéldányának készítése az első példánnyal azonos nyomtatvány űrlapjain, ívein történik. Az átmásolás során már a helyesbített szöveget vezetik be a másodpéldányba. Az aláírásoknál a név után az s. k. szórövidítést jegyzik be, írástudatlanok kézjegyét keresztvonással jelzik, ezt követően beírják a személy nevét és az s. k. szórövidítést. A másodpéldány írása során történő elírásokat az anyakönyvvezető az „Utólagos bejegyzések" rovatában helyesbíti, ezt a szöveget keltezi és aláírja. (Aláírás nélkül a helyesbítés nem tekinthető hitelesnek!) A számozott és bekötetlen másodpéldány hitelesítése előírt szöveggel történik. Ha az év folyamán nem került sor alapbejegyzésre, ezt a körülményt az anyakönyvvezetőnek egy ív másodpéldányűrlap rovatainak keresztülírásával kell tanúsítania. A másodpéldányt a félügyeletet gyakorló tanácsi igazgatási osztály átvizsgálja, záradékkal látja el, majd március 31-ig átadja a levéltárnak. Az anyakönyvi kerület háromféle okiratot állíthat ki: magánfél részére csakis anyakönyvi kivonatot, hivatalos célra szöveghű anyakönyvi másolatot, adatszolgáltatás céljára értesítést. Az anyakönyvi kerület adatszolgáltatási kötelezettsége - több más állami szerv mellett - a levéltárral szemben is fennáll. Ennek az a célja, hogy az anyakönyv első példányában történt utólagos változások a levéltárban őrzött másodpéldányban is feljegyzésre kerüljenek. Az utólagos bejegyzések szövegét az ún. „UB jegyzék"-be foglalva a főváros, a megyei városok és a városok anyakönyvi kerületei esetében negyedévenként, a többi anyakönyvi kerület esetében félévenként küldi meg az anyakönyvi felügyeleti szerv a levéltárnak. Az 1895-1906. és az 1953-1960. években történt utólagos bejegyzésekről nem a fent említett UB jegyzéken, hanem minden egyes bejegyzésről külön kiállított „értesítés"-en történt az adatszolgáltatás. Az elsőtől az utolsó napjáig haladó folyamatos számozású UB jegyzéken közölték az utólagos bejegyzések szövegét az 1907-1952. években, és ilyen jegyzéken történik jelenleg is 1961 óta. Az UB jegyzékekkel együtt küldi meg a levéltárnak az anyakönyvi kerület, illetve felügyeleti hatóság a korábban