Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

Mielőtt a kutató által kért és számára kiemelt anyagot a kutatóterembe viszik, a levéltárosnak meg kell vizsgálnia, nem tartalmaz-e a kérdéses anyag olyan adatokat, amelyek nyilvánosságra hozatala állami vagy jogos magánérdeket sértene, továbbá mérlegelnie kell, hogy az anyag fizikai állapota nem indokolja-e kutatásának korlátozását, és hogy a kutatási engedélyben meghatározott témára vonatkozik-e. A levéltár igazgatója megtagadhatja olyan levéltári anyag kiadását, amelyről a kiadás előkészítése során derült ki, hogy a benne foglalt adatok nyilvánosságra hozatala állami vagy jogos magánérdeket sértene, vagy hogy kutatásának korlátozását az anyagvédelem szempontja indokolja, vagy hogy nem tartalmaz a kutatási engedélyben megjelölt tárgyra vonatkozó adatokat. A levéltár a kutató kérésére a kutatási korlátozás alá nem eső levéltári anyagról térítés ellenében reprodukciókat (fotókópiát, mikrofilmet vagy egyéb másolatot) készíttethet. A kutató kérésére esetleg azt is engedélyezheti, hogy a reprodukciót a kutató maga készítse vagy készíttesse el. A kutatónak kutatásra kiadott anyag átvételét a kutató a kérőlapon igazolja aláírásával. A kutatás befejezésekor a kutatóteremre felügyelő dolgozó a kérőlapok alapján ellenőrzi a visszaadott levéltári anyag teljességét, felülvizsgálja épségét és rendjét, majd a visszavétel igazolásaként átadja a kutatónak a kísérőlapot. A kutatóteremben „kutatónapló"-t kell vezetni. Ebbe minden kutatási esetet be kell jegyezni. 3. Kölcsönzés A levéltári anyag kölcsönzése különböző célokból történhet. Különbséget teszünk ügyviteli, kutatási, kiállítási és levéltári működési célú kölcsönzések között. Ügyviteli célból adevéltár azokat az iratokat kölcsönzi ki meghatározott időre, amelyekre az egyes szerveknek saját fonójukból, jogelődjük fondjából vagy esetleg a felügyeletük alá tartozó szerv fondjából szükségük van. Ezen kívül a levéltár bűnüldöző szerveknek minden esetben, az igazságszolgáltatási szervnek pedig az államtitok és a jogos magánérdek sérelme nélkül köteles az őrizetében levő anyagból az általuk törvényes hatáskörükben igényelt darabokat meghatározott időre kölcsönözni. A levéltár az SZTK Társadalombiztosítási Igazgatóságainak rendelkezésére bocsátja azokat az iratokat, amelyekre a dolgozók táradalombiztosítási ügyeinek intézésére eredetiben van szükségük. Kölcsönzés helyett a levéltár az SZTK-nak illetékmentes tartalmi kivonatot vagy hiteles másolatot is kiadhat. Kutatási célból levéltári anyagot a levéltár csak más (általános vagy szak-) levéltárnak, vagy a kulturális miniszter által erre a célra kijelölt könyvtárnak vagy múzeumnak kölcsönözhet. Az a kutató, aki levéltári anyag kölcsönzését kéri, ezt a kérelmét annál a levéltárnál vagy kijelölt intézménynél terjesztheti elő, amelynél az anyagot használni kívánja. A megkeresett intézmény (kölcsönző) a kölcsönadó levéltárral közli a kutató személyi adatait, a kölcsönzés célját, időtartamát, és a kért levéltári anyag jelzeteit.