Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

A mikrofilmezéssel kapcsolatban különböző levéltári jellegű feladatok adódnak, mindenekelőtt az iratanyag filmezésre való előkészítése. Összefüggő levéltári anyag (teljes levéltári egységek) filmezése esetén a legfontosabb szabály, hogy csak darabszintig rendezett levéltári egység filmezhető. Mielőtt az iratanyag a kamera elé kerül, feltétlenül ellenőrizni kell az iratok rendjét, és még ha az egyébként tökéletes is, sok esetben szükséges az iratok rendjének bizonyos megváltoztatása annak érdekében, hogy a mikrofilm a kutatók számára könnyen használható legyen. Különösen ez a helyzet az ügyiratok esetében, amelyek egyes darabjainak együtt tartását azok egymásba helyezésével biztosították. Filmezés előtt egy ügyiraton belül az ahhoz tartozó iratok olyan rendben helyezendők el, hogy az ügykezelő irat legfelül, az ügyzáró irat pedig legalul legyen. Pontosabban: az egyes iratok (pl. főirat és mellékletei, előirat és utóirat) úgy helyezkedjenek el egymás után, hogy ha bekötnék az iratokat, egy kötet egymás után következő lapjaiként (tehát folyamatosan, megszakítás nélkül) legyenek olvashatók. Az így átrendezett ügyiratot (hogy az ügyirat egysége biztosítva legyen) két lapos borítóba (palliumba) kell helyezni. A félbehajtott (fraktur) ügyiratokat is oly módon kell rendezni, hogy kihajtás után az egyes iratok értelemszerűen és a szöveg folyamatosságát biztosítva következzenek egymás után. Rendezés után az iratokat jelzeteim kell. A levéltári jelzetet a levéltári egység (kötet, ügyirat, dosszié stb.) első oldalán, illetőleg borítólapján kell feltüntetni. A többi oldalra a levéltári jelzetet már nem kell rávezetni, de az egységet 1-től kezdődően oldalszámozni (paginálni) kell. Csak azokat az oldalakat kell számmal ellátni, amelyeken írás van. A számozást azzal az oldallal (borítólappal) kell kezdeni, amelyen a levéltári jelzet olvasható. A rendezett és oldalszámozott anyagot jegyzékeim kell. A jegyzéknek a következő adatokat kell tartalmaznia: a) a levéltári anyagot őrző intézmény neve; b) a. levéltári fond (állag) címe és jelzete; c) az egyes raktári egységek sorszáma (rakszáma); d) a. fondon (állagon) belüli levéltári egységek címe vagy jelzete az ügyiratig (doszsziéig) lemenőén; e) az egyes kötetek, ügyiratok vagy dossziék oldalszáma. Az előkészítő munka többi része már nem az iratanyagot gondozó levéltári dolgozók, hanem a mikrofilmezést végző részleg feladata. A levéltári anyag mikrofilmezését (annak előkészítését) egy 1970-ben kiadott munkautasítás szabályozza. A mai mikrofilmtechnika különböző ún. „mikroformákat" ismer. A hazai levéltárak gyakorlatában jelenleg négyféle mikroforma használatos: a mikrofilmtekercs, a mikrofilmcsík, a síkfilm és az üveglemez. Az anyaghordozó az első három mikroforma esetében acetátcellulóz, a negyedik esetében üveg. Az anyaghordozó a hagyományos levéltári anyagtól eftérő tárolást igényel. A mikrofilmtekercs 35 mm széles film, hossza általában 30-33 méter. A filmet műanyag orsóra tekerve, megfelelő méretű kartondobozba helyezve tároljuk. Az egyes filmdobozok raktári elhelyezése és jelzetelése az állományba vétel sorrendjében tör-