Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

Készülhet azonban tematikai leltár középszinten, sőt darabszinten is. Készülhet pl. tematikai repertórium a munkásmozgalom történetének, vagy a bolgár-magyar kapcsolatok történetének levéltári anyagáról, vagy készülhetnek tematikai regeszták valamely helység történetére vonatkozó iratokról. A tematikai mutató egy meghatározott téma rendszerint több fondra, sőt több levéltári intézményre kiterjedő forrásanyagát úgy tárja fel, hogy adatait a levéltári rendszertől függetlenül csoportosítja. A tematikai mutató is különböző levéltári szintekig tagoltan készülhet. Középszinten ilyet lehet készíteni pl. a munkásmozgalom történetének levéltári forrásait feltáró repertóriumból, ha annak egyes tételeit külön cédulákra vagy kartonokra írjuk, és azokat nem a levéltári jelzetek, hanem más szempontok szerint (pl. időrendben, vagy földrajzilag) csoportosítjuk. Darabszintű tematikai mutató készíthető pl. egy helység történetére vonatkozó iratokról készült regesztákból, ha azokat nem a jelzetek szerint rendezzük, hanem pl. tárgykörök (település, népesség, gazdaság, községi politika stb.) szerint csoportosítjuk. XVI. Anyaggyarapítás, anyagvédelem 1. Anyaggyarapítás A levéltári anyag többféle jogcímen kerülhet levéltári őrizetbe. Ezek közül a legfontosabb és legáltalánosabb az illetékességből történő iratátvétel, amikor a levéltári anyagot létrehozó szerv: a fondképző, fondjának az ügyvitelben már nem használt részét átadja a fond végleges megőrzésére illetékes levéltárnak, illetőleg a levéltár átveszi azt a szervtől. Az átadásra, illetőleg átvételre az iratkezelési szabályzatban és irattári tervben előírt határidő elteltével, abban az időpontban kerül sor, amikor az illető levéltári anyagot a levéltár elraktározni képes. Az átadás-átvétel a levéltár helyiségében történik, arról minden esetben jegyzőkönyv készül. Á levéltár a szerv vagy közvetlen jogelődje által létrehozott levéltári anyagot szabály szerint, csak rendezetten, átadási-átvételi jegyzék kíséretében veszi át. A levéltár az átvett iratokból az ügyvitelhez szükséges iratokat köteles az átadó szervnek vagy felügyeleti szervének meghatározott időre rendelkezésére bocsátani. Az állami szervek levéltári őrizetbe adott iratanyagában a kutatást a felügyeletet gyakorló miniszter a kulturális miniszterrel egyetértésben, egyéb szervek levéltári őrizetbe adott iratanyagában pedig a kulturális miniszter - az illetékes országos szerv meghallgatása után - saját hatáskörében korlátozhatja. Az ilyen kutatási korlátozásokat bele kell foglalni az iratok átvételekor felvett jegyzőkönyvbe. Más jogcímen is kerülhet levéltári anyag levéltári őrizetbe, ilyenek az iratvásárlás, az ajándékozás, a beszolgáltatás, a csere, a saját előállítás, a letét és a levéltári kezelésbevétel.