Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

ge folytán, a levéltárban is nélkülözhetetlen segédlet. Ugyancsak nélkülözhetetlen tájékoztató segédeszközök az iktatókönyvhöz készült betűrendes személynév-, helynév- és tárgymutatók. Az irattárak az általuk őrzött iratokhoz 1848 előtt általában lajstromot és mutatót, 1848 után irattári számkönyvet készítettek. A mai irattárak anyagukról raktári jegyzéket készítenek, s az iratokat e jegyzékkel együtt adják át a levéltárnak. Mindezeket az irattári segédletekei a levéltár megőrzi, és további munkájában felhasználja. A levéltár az őrizetébe került iratanyaghoz az ügyviteli és irattári segédleteken kívül a szükséghez mérten maga is készít segédleteket. A tulajdonképpeni levéltári segédletek fogalmát így határozhatjuk meg: olyan írásművek, amelyek a levéltárakban készültek, azzal a rendeltetéssel, hogy a levéltári anyag biztonságos megőrzését és használatát célzó adatokat szolgáltassanak. A levéltári segédletek osztályozása elsősorban tematikai alapon történik. Ilyen alapon két fő osztályt különböztetünk meg, az általános segédletek és a speciális vagy tematikai segédletek osztályait. Az általános levéltári segédletek valamely levéltári anyag részeit egy tői egyig, válogatás, kihagyás nélkül írják le, bármi legyen is az egyes részek tárgya, témája. A levéltári segédletek a legtöbb esetben általánosak, nem valamely témából, hanem egy adott levéltári forrásanyagból, nagyobb vagy kisebb irategyüttesből (pl. egy levéltári intézmény által őrzött teljes levéltári anyag, egy fondcsoport, egy fond vagy egy állag) indulnak ki s azt általánosan tárják fel és tartják nyilván. Készülnek azonban olyan levéltári segédletek is, amelyek egy speciális témából indulnak ki s azt tárják fel, hogy e témából hol, milyen levéltári anyag található. Mind az általános, mind a speciális segédleteknek megvan a maguk létjogosultsága, a maguk területén fontos funkciót tölthetnek be. E két fő osztályon belül a levéltári segédleteket rendszerük alapján osztályozzuk. Ilyen alapon két osztályt különböztethetünk meg, aszerint, hogy a segédlet rendszere azonos-e a levéltári anyag rendszerével, vagy pedig eltérő attól. Az előbbi segédleteket, amelyek a levéltári anyag egyes részeit abban a sorrendben írják le, amelyben e részek a levéltári rendszerben egymás után következnek, s amely sorrend általában a levéltári jelzetek rendjének felel meg, a továbbiakban - egyszerűség kedvéért - leltáraknak fogjuk nevezni. Azokat a segédleteket viszont, amelyek a levéltári anyagra vonatkozó adatokat a levéltári rendszertől és jelzetrendtől függetlenül csoportosítják, mutató rendszerű segédleteknek, röviden mutatóknak nevezzük. A levéltári segédletek között e fő jellemzőkön kívül is vannak különbségek. Ezek már az egyes segédletfajták jellemzői. Különböznek egymástól a segédletek abban, hogy elsősorban a levéltári anyag biztonságos megőrzését, vagy annak használatát kívánják-e szolgálni. Az elsőket nyilvántartási, az utóbbiakat tájékoztatási segédleteknek is szoktuk nevezni. A segédletek e két fajtája azonban nem válik el élesen egymástól. Minden, a levéltári anyagról vezetett nyilvántartás bizonyos fokú tájékoztatást is nyújt annak használatához, másrészt a legtöbb tájékoztató segédlet egyben az anyag megőrzése szempontjából is fontos adatokat tartalmaz. A kutatót, az anyag külső használóját, természetesen elsősorban a tájékoztató segédletek érdeklik. Ezek