Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

azok a „kulcsok", amelyek a levéltári anyagot hozzáférhetővé teszik számára, amelyek megnyitják előtte a levéltár „titkai"-t. A segédletek osztályozásának ez az alapja azonban inkább elméleti, mint gyakorlati jelentőségű. Különbség van a levéltári segédletek között aszerint is, hogy milyen szintig tárják fel a levéltári anyagot. A segédletek készítésénél ugyanis arra törekszünk, hogy a segédlet lehetőleg egységes szintű legyen, hogy azok az egységek, amelyekig tagolva a segédlet a levéltári anyagot leírja, lehetőleg azonos szintűek legyenek. Ezen az alapon beszélhetünk pl. alapszintű, középszintű, darabszintű segédletekről. A levéltári segédletek módszere lényegében kétféle lehet: vagy összefoglaló adatokat nyújtanak az általuk leírt raktári- és levéltári egységekről, vagy részletesen ismertetik azokat. Az előbbieket szintetikus, az utóbbiakat analitikus módszerű segédleteknek nevezzük. Akármilyen szinten készül is a segédlet, e két módszer valamelyikét alkalmazhatja. A szintetikus módszer a gyors tájékoztatást és tájékozódást teszi lehetővé, az analitikus módszer a tudományos igényeket elégíti ki jobban. Ugyanannak a levéltári egységnek a tárgyát a szintetikus módszerű Segédlet pl. így határozhatja meg: „külkereskedelem", az analitikus módszerű segédlet pedig így: „Ausztriával, Csehszlovákiával, Lengyelországgal folytatott állat-, bor-, gabona-, koksz- és tűzifa-kereskedelemmel kapcsolatos tárgyalások, szerződések, szállítások". Vagy a levéltári egység korát a szintetikus segédlet így határozhatja meg: „1703-1797", az analitikus segédlet viszont így: „1703 és 1797 közötti iratok vannak benne, az 1713., 1727., 1777. és 1783. évek kivételével s az iratok zöme az 1760-as évekből való". Végül a segédletek formája lehet kötött (ívforma) vagy kötetlen (kartotékforma). A kötött formát végleges, lezárt segédletek esetében szoktuk alkalmazni. A kötetlen forma olyan segédletek számára megfelelő, amelyek ideiglenesek, vagy folyamatosan kiegészülnek. A leltárakat inkább összefüggően, beköthető módon gépeljük le, a mutatók számára viszont inkább a kartotékforma kínálkozik. 2. Általános segédletek Az általános segédletek közé a levéltári anyag rendszerét követő segédletek, röviden a leltárak, valamint a levéltári rendszertől eltérő rendszerű segédletek, a mutatók tartoznak. A levéltárakban elsősorban a levéltári anyag rendszerét követő segédletek, ún. leltárak készülnek. Ezek többnyire jobban szolgálják a levéltári anyag védelmét, mint azok, amelyek rendszere eltér a levéltári anyagétól. Szintek szerint haladva a leltárak között elsőnek említhetjük az alapszintnél összevontabb, tájékoztató jellegű segédletfajtát, a levéltári kalauzt. A levéltári kalauz egy-egy levéltári intézmény anyagának csak legnagyobb egységeit (fondfőcsoportjait, szekcióit) írja le. Röviden ismerteti az általa tárgyalt levéltári intézmény vagy intézmények történetét, főbb kutatási szabályaikat és felsorolja az illető intéz-