Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

ni, illetőleg egy-egy ügykörön belül melyek azok az iratféleségek, amelyeket kiselejtezhetőnek vélünk. A selejtezés csak akkor végezhető el, ha a selejtezési tervet a levéltár fenntartója is, a Levéltári Osztály is jóváhagyta. A selejtezésről minden esetben, tehát akkor i-, ha utasítás alapján, akkor is, ha jóváhagyott selejtezési terv alapján történik, jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vont fond vagy állag címét és eredeti mennyiségét; annak megjelölését, hogy a selejtezés általános vagy részleges volt-e (a fond egész anyagára, vagy csak egyes sorozataira, esetleg csak egyes ügykörökre terjedt-e ki); a selejtezés alapjául szolgáló ügykörjegyzék vagy selejtezési terv címét vagy számát; a selejtezési engedély vagy utasítás számát, a kiselejtezett tárgyi vagy formai csoportok címeit; a kiselejtezett anyag iratfolyóméterben és kg-ban megadott mennyiségét; végül a selejtezés időpontját és a selejtezést végző dolgozók nevét. A selejtezési jegyzőkönyvet a levéltár felügyeleti hatósága útján, vagy ügyrendi szabályzatában meghatározott más úton a Levéltári Osztályhoz terjeszti fel jóváhagyásra. A kiselejtezett anyagot a selejtezés jóváhagyásáig eredeti rendjének tagolásában kell megtartani; a rendet megbontani és az anyagot elszállítani csak a jóváhagyás megtörténte után szabad. Ha a jóváhagyá megtörtént, a kiselejtezett iratokat a megfelelő könyvekből ki kell vezetni, vagy más módon kell gondoskodni arról, hogy a megmaradt iratanyaghoz használható segédletek álljanak rendelkezésre. XV. A levéltári segédletek 1. A segédletek fogalma, fajtái A levéltári anyaghoz ún. segédletek tartoznak, amelyek a levéltári állomány nyilvántartását és a benne való eligazodást szolgálják. Azt, hogy ilyenek legyenek, a levéltári anyag értéke és mennyisége indokolja. A levéltárak anyagát, mint minden vagyontárgyát, megőrzése érdekében nyilvántartásba kell venni, használatának megkönnyítésére pedig tájékoztató segédeszközöket kell hozzá készíteni. Mindezeket tágabb értelemben és összefoglalóan segédleteknek szoktuk nevezni. Ilyen segédletek a legtöbb levéltári anyaghoz még levéltárba kerülése előtt, az ügyvitel és iratkezelés során is készültek. Aszerint, hogy hol készültek, beszélünk ügyviteli, irattári és levéltári segédletekről. Az ügyviteli segédletek a szűkebb értelemben vett ügyvitel során készültek, tehát még mielőtt az iratok az irattárba kerültek volna. A legáltalánosabb ügyviteli segédletfajta az iktatókönyv, amely a szervhez beérkezett beadványokat és a hivatalból kezdeményezett feljegyzéseket egyenként tartja nyilván. Az iktatókönyv, részletessé-