Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIV. A levéltári iratok selejtezése

Középszintű szerv anyagában főképpen azoknak az ügyköröknek az iratait kell megőrizni, amely ügykörökben nem felsőbb és alsóbb hatóságok közötti közvetítő szerepe volt, hanem maga döntött. Alsóbb hatóság fondjában az egyedi ügyek annyiban fontosak, amennyiben maga intézkedett ezekben. Ezek az ügyek ugyanis máshol sehol nem fordulnak elő. Figyelembe kell venni az értékelésnél azt a körülményt is, hogy a hatósági szervezetben a fondképző fölé- illetve alárendelt szervek iratanyaga milyen teljességben maradt meg. Ha ezek a fondok hiányosak vagy elpusztultak, a fondképzőik működését tükröző iratok a megmaradt fondban őrzendők meg. Az irat értékét növeli, ha sűrítetten tartalmaz adatokat. Ezért értékesek általában a statisztikai kimutatások, a nagyobb időszakra kiterjedő beszámolók, stb. Ilyen összefoglaló jellegű iratok a részadatokat tartalmazók egész sorát tehetik nélkülözhetővé. Az értékelésnél nemcsak az adatok száma és másutt elő nem forduló, egyedi volta jön számításba, hanem fontosságuk, történelmi jelentőségük is mérlegelendő. Nem minden adat megőrzését tartjuk fontosnak. Elsősorban a társadalmi fejlődés szempontjából jelentős forrásokat kell megőriznünk. Feltétlenül megtartandók tehát azok a források, amelyek a társadalmi-gazdasági viszonyokra, az osztályharcra, a munkásmozgalomra, a nemzetiségi-politikai viszonyokra, a mezőgazdaság, ipar, kereskedelem, közegészségügy, művelődésügy, egyesületek stb. fejlődésére és működésére tartalmaznak jelentős adatokat, összeírásokat, kimutatásokat. Ilyen szempontból más elbírálás alá esik azoknak a fondképzőknek az iratanyaga, amely fondképzők'valamely társadalmi területen a fő feladatok megoldását lényegesen befolyásolják, mint azoké-, amelyek csak kisebb mértékben járultak ehhez hozzá. Az előbbi fondokból csak viszonylag kevesebb, az utóbbiakból viszonylag több irat selejtezhető ki. A tartalmilag jelentős forrásokon kívül megtartásra érdemesnek ítélünk az egyébként nem jelentős típusügyek irataiból - jellemző voltuk miatt - bizonyos mintadarabokat. Selejtezhetőnek minősített iratcsoportokból is megtartjuk az anyag egészének átnézése nélkül kiemelhető olyan iratokat, amelyek jelentős személyiségekre vonatkoznak, és olyanokat, amelyek néprajzi, művelődéstörténeti forrásokként hasznosíthatók, vagy egyszerűen jellemző adatokat tartalmaznak a mindennapi élet mozzanataira. 2. A selejtezés szintje A selejtezésnél - éppúgy, mint a rendezésnél - különböző szintekről beszélhetünk. Kiselejtezhetünk egész fondokat, egy fond egyes sorozatait, valamely sorozat egyes tételeit, egyes ügyiratokat, végül egyes iratokat. Az értékelő munkának - mint a levéltári munkának általában - a fondbcA kell kiindulnia. A fondok bizonyos értékelésére már az irattár-ellenőrzésekkel kapcsolat-