Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIV. A levéltári iratok selejtezése

ban is sor került. Akkor három kategóriát különböztettünk meg: az ún. értékhatár alatti szervekét, amelyek iratai közül semmi sem kerül levéltárba, azokét, amelyeknek csak bizonyos fajta iratait kell levéltári őrizetbe venni és harmadszor azoknak a szerveknek a kategóriáját, amelyeknek iratait a levéltárak - megfelelő selejtezés után - kötelesek átvenni. Korábban levéltári őrizetbe kerültek esetenként olyan fondok is, amelyeket ma értékhatár alattiaknak minősítünk. Ha ilyen fondok anyagát mindenestől kiselejtezzük, fondszintű selejtezést végzünk. Kiselejtezhetjük pl. egy ABC áruház, vagy egy kisebb orvosi rendelőintézet, vagy egy vasútállomás korábban levéltárba került iratanyagát. Csak nagy számban működő, típusos, a termelésben vagy az igazgatásban - általában működési ágazatukban-jelentős szerepet nem játszó szervek fondjai selejtezhetők ki teljes egészükben. Nem lehet azonban fondszintű selejtezést végezni egyedi sajátosságú szervek fondjai esetében, különösen akkor nem, ha azoknak amúgy is csak kevés irata maradt fenn. A levéltári őrizetben maradó fondok egy részében vannak olyan sorozatok, amelyek iratonkénti átvizsgálás nélkül, egészükben kiselejtezhetők. Községi fondokból pl. kiselejtezhetők az adófizetéseket nyilvántartó naplók, amennyiben az adófőkönyvek megvannak, a községi pénztárnaplók, ha a főkönyvek megvannak, valamint a bírói iktatókönyvek (ezek tulajdonképpen csak kézbesítő könyvek). Általában kiselejtezhetők azok a segédkönyvek, amelyek az iratok használatához nem szükségesek (pl. postakönyvek). Kiselejtezhetők kisebb szervek anyagából a nyomtatvány- és irodaszer-beszerzésekkel, a pénzkezeléssel kapcsolatos iratsorozatok. Nem selejtezhetők azonban a költségvetések, számadások, mérlegek, főkönyvek. A forrásérték szempontjából jelentőséggel nem bíró sorozatok kiselejtezésével a fondot megszabadítjuk a fölösleges ballaszttól. A selejtezés leggyakoribb módja egy-egy fondon belül bizonyos tételeknek vagy tételek híján egyes ügyiratoknak ügykörjegyzékek alapján való selejtezése. A selejtezési ügykörjegyzékek azokat az ügyköröket sorolják fel, amelyek iratai nem selejtezhetők, illetve azokat, amelyek iratait ki lehet selejtezni. Az ügykörjegyzék tartalmazhat egyes ügyköröknél ilyen megjelöléseket is: egyáltalában nem selejtezhető, általában nem selejtezhető, általában selejtezhető. Az általában nem selejtezhető megjelölés azt jelenti, hogy az ügykör iratanyaga általában megőrzésre érdemes, de a benne levő kisebb jelentőségű ügyek iratait ki lehet selejtezni. Az általában selejtezhető megjelölés azt jelenti, hogy az ügykör iratai általában nem érdemesek megőrzésre, de esetenként akadhatnak köztük olyanok, amelyek jellemző adatokat tartalmaznak a társadalmi viszonyokra, a gazdasági és szociális körülményekre. Ügyirat-selejtezést végzünk pl. a járási főszolgabírák, mint kihágási rendőri büntetőbírák irataiban. A selejtezést a megfelelő ügykörjegyzék alapján hajtjuk végre.