Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIV. A levéltári iratok selejtezése

anyagot hozhassanak be, részben a levéltári feltáró munkákkal: rendezéssel, esetleg tematikai feltáró cédulázással egybekötve, a feltáró munka részeként végzik. A selejtezés ugyanis elsősorban a levéltári anyag használhatóbbá tételét szolgálja, az iratanyag redukciója révén feldolgozása könnyebbé válik. 1. Az iratok értékelése A levéltári selejtezés rendkívül felelősségteljes munka, amit csak a legnagyobb körültekintéssel szabad végezni. Az az iratanyag, amit megsemmisítünk, örökre elvész a társadalom számára. A selejtezést tehát gondos értékelő munkának kell megelőznie. A selejtezés terén a múltban nemcsak az irattárak, a levéltárak is követtek el hibákat. A polgári korban leginkább azzal, hogy egyoldalúan a régebbi korok levéltári forrásait védték, míg az újabb kori iratanyagot értéktelen lim-lomnak tekintették. Részben ennek az egyoldalú értékelésnek a következménye, hogy a kapitalizmus kori levéltári forrásanyagúnk sokszor hiányosabb a késői feudalizmus korinál. A levéltári anyag korát bizonyos mértékig ma is tekintetbe vesszük. A modern iratanyagban ugyanis több a levéltári szempontból értéktelen, mint a régebbi korok megmaradt iratanyagában. Éppen ezért 1851 előtt keletkezett iratanyagban általában nem végzünk selejtezést. Minél több példányban tartalmazzák az iratok ugyanazokat az adatokat, értékük annál kisebb. Pl. egy modern statisztikai adatfelvételi lap önmagában értékes, mert sok adatot tartalmaz. Levéltári értékét azonban csökkenti az a körülmény, hogy adatai másutt is fellelhetők. Ezzel szemben egy feudális kori összeírás általában sokkal kevesebb fajta adatot tartalmaz, levéltári értékét viszont növeli az a körülmény, hógy a benne foglalt adatok nem találhatók meg másutt. A levéltári selejtezés - éppúgy, mint az irattárakban végzett - az iratok értékelése alapján történik. Az érték elsősorban a tartalom függvénye. Meghatározásánál ugyanazokat a szempontokat vesszük figyelembe, mint az irattárban őrzött iratok selejtezésénél, tehát az irat fontosságát a fondképző működésének dokumentálása szem ontjából, a benne foglalt adatok sűrítettségét, egyedi (másutt meg nem található) voltukat, történelmi jelentőségüket. Minden szerv fondjában elsősorban azokat az iratokat ítéljük megőrzésre érdemesnek, amelyek az illető szerv feladataira, működésére, tevékenységére vonatkoznak. A szerv történetét leginkább saját fondja dokumentálja. A fentieken túlmenően azok az iratok a legértékesebbek, amelyek csak a kérdéses fondban, vagy a legteljesebben ott találhatók meg. Hatósági fondok esetében ez az illető hatóság szintjétől, az államapparátusban elfoglalt helyétől is függ. Központi hatóság fondjában elsősorban a hatóság szabályalkotó tevékenységével kapcsolatos iratokat (jogszabályalkotás, az egyes jogszabályok előkészítésére vonatkozó tárgyalások iratai) kell megőrizni.