Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIII. A levéltári anyag rendszerezése, a rendezés

2. A fondok belső rendjének kialakítása (a levéltári anyag struktúrája) A fondok belső szerkezetének kialakítása a következő rendezési módok szerint történhetik. a) A fondképző által kialakított irattári rendszert változatlanul hagyjuk, illetőleg, ha az iratok rendje megbomlott, az eredeti rends ert állítjuk vissza. Ezt akkor teszszük, ha a fond anyaga az eredeti rendszerben a rendelkezésre álló segédletek alapján megfelelően kutatható. A felbomlott rend helyreállításához az iratokon látható irattári jelzetek, valamint a segédlettel nyújtanak segítséget. b) A fondképző által kialakított irattári rendszert lényegében meghagyjuk, illetőleg, ha az iratok rendje megbomlott, lényegében az eredeti rendszert állítjuk vissza, e rendszer következetlenségeit azonban korrigáljuk, hiányosságait kiküszöböljük. Ezt akkor tesszük, ha a fond anyagának zöme az eredeti rendszerben a rendelkezésre álló segédletek alapján megfelelően kutatható, kisebb részét azonban az irattárban nem rendezték megfelelően. c) A fond szerkezetét az eredeti rendszertől függetlenül, a fondképző feladatainak, funkcióinak figyelembe vételével alakítjuk ki. Ezt akkor tesszük, ha a fondnak eredetileg semmiféle rendszere sem volt, vagy (nagyobb terjedelmű fond esetében) ha az eredeti rend pusztán mechanikus volt (pl. időrend), és nem készült hozzá vagy nem maradt fenn olyan segédlet, amely a fond anyagában megkönnyítené a kutatást. A funkciók szerinti rendezéshez a fondképző hatáskörének és szervezetének tanulmányozása nyújt segítséget. d) A fond anyagát az iratok formai vagy tartalmi vonatkozásai alapján rendezzük. Ezt főként gyűjtemények esetében tesszük, amelyek egyes darabjai között nincs szerves összefüggés, csak a pertinencia azonossága fűzi őket össze. Gyűjtemények rendezése legcélszerűbben valamely külső vagy belső ismérvük alapján történhetik (pl. nyomtatványok időrendben,*térképek terület szerint, címeres levelek a családok nevének betűrendjében). A rendezési munka folyamata a rendezési terv elkészítésével kezdődik. Ennek során a fondképző jellegének, tevékenységi körének, a fond terjedelmének, eredeti rendszerének és segédleteinek figyelembe vételével döntünk afelől, hogy milyen módon alakítsuk ki a fond strukturvzját. A struktúra elemei, a kialakítandó levéltári egységek a rendszerben részben egymás mellett („egy szinten"), részben - többlépcsős tagolás esetén - egymásban („több szinten") helyezkednek el. Az utóbbi esetben a levéltári egységek több szintjéről beszélhetünk. A rendező munkának szintről szintre kell haladnia a magasabb szintű levéltári egységektől az alacsonyabb levéltári egységek kialakítása felé. A fondon belüli legmagasabb szintű levéltári egység az állag. Állagoknak a fond önálló jellegű részeit nevezzük, értve ezalatt olyan részeket, amelyek tárgyukat, jelzetrendszerüket és segédleteiket tekintve elkülönülnek egymástól. Csak olyan terjedelmesebb fondokat tagolunk állagokra, amelyekben a fondképző szervezeti tagolt-