Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIII. A levéltári anyag rendszerezése, a rendezés

sága, funkcióinak és iratkezelésének megosztott volta következtében ilyen önálló részek létrejötte megállapítható. így pl. valamely minisztérium fondjának külön állagai az elnöki és az általános iratok, esetleg - decentralizált iratkezelés folytán az egyes osztályok iratai. A feudális kori megyei közgyűlés fondjában külön állagként kezeljük a közgyűlési jegyzőkönyveket, a közgyűlési iratokat, esetleg - ha az iratokból bizonyos tárgykörökbe tartozókat külön kezeltek - az ilyen irategyütteseket (pl. országgyűlési iratok, úrbéri iratok, árvaügyi iratok stb.). A megyei törvényszék fondjának állagai lehetnek - ugyancsak az iratkezeléstől függően - a polgári perek, büntető perek stb. Kapitalista kori vállalati fondokban leginkább a vállalat tényleges ügyintéző funkcióval felruházott szervezeti egységei által önállóan kezelt irategyütteseket tekintjük állagoknak (ilyen szervezeti egységek társas cégeknél az egyes irányító és ellenőrző szervek: közgyűlés, igazgatóság, választmány, végrehajtó bizottság, felügyelő bizottság, továbbá az egyes igazgatási, műszaki, kereskedelmi és számviteli részlegek). Emellett a vállalatok irattárában olykor kialakultak olyan irategyüttesek is, amelyek pusztán a külön iratkezelés alapján számítanak külön állagnak (ilyen pl. a vállalat ún. okmánytára, amelyben a fondképző a működése szempontjából legfontosabb, többnyire jogbiztosító jellegű okmányait gyűjtötte egybe). Az eredeti irattári rend szerinti rendezésnél az állagok kialakítása a fondképző egykori irattári szerkezetének megfelelően történik, vagyis olyan állagokat alakítunk ki, amelyek a fondképzőnél is elkülönültek egymástól. Ha az eredeti irattári rendszertől független, új struktúrát adunk a fondnak, a fondképző szervezetét vesszük alapul, az egyes szervezeti részlegeknek megfelelő állagokat alakítunk ki. Ha a fondképző szervezeti fennállásának ideje alatt változott, a legfejlettebb szervezeti tagolódást vesszük alapul, amely általában a fondképző fennállásának utolsó időszakában volt érvényben. Az állagok különválasztása után mindegyik állagnak címet kell adni. Az eredeti rendszer visszaállítása esetén megtartjuk az eredeti állagcímeket, kivéve, ha azok helytelenek voltak. Ha az eredeti rendszertől függetlenül, a fondképző szervezete alapján hozunk létre állagokat, az egyes állagok címe a megfelelő részleg nevével lesz azonos. Meg kell állapítani továbbá az egyes állagok korát. Az állag korát a benne lévő iratok szélső évhatáraival fejezzük ki. Végül a fond állagait egységes alapelvek szerint rendszerezzük, vagyis az állagok egymásutánját úgy állapítjuk meg, hogy azonos típusú vagy jellegű fondok lehetőleg párhuzamos szerkezetet kapjanak. A rendszerezés egyik eleme a kronológia. Hosszú időn át működött szervek állagai az iratkezelés változása esetén periódusok szerinti állagcsoportökká vonhatók össze (pl. a magyar királyi kancellária fondjában az 1770 előtti állagok csoportját, az 1770 utáni állagok csoportját és az ügyviteli segédletek és másolati könyvek periódusok szerint nem tagolható csoportját alakítottuk ki. A rendszer másik eleme a szervezeti hierarchia. Közigazgatási hatóságok fondjaiban első helyre tesszük az elnökség, utána az egyéb osztályok állagait, vállalati fon-