Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIII. A levéltári anyag rendszerezése, a rendezés

típusaik (pl. a munkástanács) éppen a vállalat tevékenységének befolyásolására jöttek létre. Külön fondokként kell kezelni a vállalathoz kirendelt közegek (pl. hadiüzemi személyzeti parancsnok, légoltalmi parancsnok, kiürítési biztos, igazoló bizottság stb.) iratait is. Hasonló sok problémát okoz a családi levéltárak rendezése, akár rendezetlen anyagként, akár évrendezett gyűjteményként kell azt a levéltárosnak rendeznie, illetőleg más rendszerbe tennie. Egy-egy nagybirtokos család levéltárában elvileg a következő típusú fondok különíthetők el: a) a család szerves fondja (ha a családhoz, mint jogi személyhez leveleket írtak, s ha az mint jogi személy iratokat hozott létre, pl. családülési jegyzőkönyvek) b) a családtagok fondjai c) a családi (birtokigazgatási, gazdasági, jogszolgáltató) szervek fondjai d) a család személyeinek és szerveinek irataiból alkotott homogén gyűjtemények (pl. birtokjogi oklevelek gyűjteménye) e) heterogén gyűjtemények (bennük a családhoz nem tartozó szervek és személyek irataival is) f) idegen fondok (pl. miniszteri levelezés vagy főispáni iratok stb.; ezeket külön kell választani az illető családtag személyi fondjától, mint elvileg a megfelelő hatóság fondjába tartozó iratanyagot). Kisebb birtokú vagy birtoktalan családok levéltárában nem mindegyik fondtípus lesz képviselve, esetleg csak egyes családtagok iratai lesznek találhatók. Kis családi „levéltárat" egyetlen gyűjteményes fondként kezelünk. Azt, hogy egy családi levéltáron belül egyes családtagok iratait külön fondokként vagy egyetlen gyűjteményként kezeljük-e, az illető személyek történelmi szerepének fontossága és irataik mennyisége dönti el. A fondok különválasztása után mindegyik fondnak címet kell adni. A fond címének szerves fond esetén tartalmaznia kell a fondképző nevét, utalva a név esetleges változásaira is, a gyűjtemények címének tükröznie kell a gyűjtemény jellegét. Végül meg kell állapítani az egyes fondok korát. Ha az iratok csak alapszintig rendezettek, tehát fondon belül rendezetlenek, a fond korát esetleg csak hozzávetőlegesen tudjuk megállapítani (pl. XVIII-XIX. század). A fond korát a benne levő iratok keltének időhatárai jelzik. Ha a fondképző valamely szerv, figyelembe kell venni a szerv működésének időhatárait, és ha ezen időhatáron kívül eső korú iratok is kerültek a fondba, azok évhatárai csak a fondképző működési idejében keletkezett legrégibb irat éve előtt, illetőleg a legkésőbbi irat éve után, zárójelben tüntetendők fel. Ha tehát egy szerv működési ideje pl. 1849-1953, de a szerv 1849. évi iratai nem maradtak fenn, a fond viszont 1848. évi előiratokat is tartalmaz, a fond korát így jelöljük: (1848) 1850-1853.