Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIII. A levéltári anyag rendszerezése, a rendezés

Egyes szekciók az államapparátus különböző szintjein elhelyezkedő, de egymással fölé-, illetőleg alárendeltségi viszonyban állt szervek fondjait tartalmazzák, nem oszthatók be tehát mindenestől az országos séma egy-egy főcsoportjába. Másrészt pl. családi levéltárak különböző szekciókban találhatók, minthogy egyes kormányhatósági levéltárakba (különösen a kamarai levéltárba) számos családi levéltár került be, s ezek egy részét az átrendezések miatt ma már ki sem lehetne emelni onnan. A két rendszer tehát eltér egymástól. Az Országos Levéltár az őrizetében levő fondokat az egységes szakrendszerben is nyilvántartja, anélkül, hogy raktári elhelyezésüket, jelzetrendszerüket megváltoztatná. Az Országos Levéltár megtartja anyagának „tektonikáját", fondjainak rendszerét, amellett azonban elkészíti fondjainak az egységes szakrendszer szerinti ún. „szakjegyzékét" is. Mindkét rendszer alapegysége a fond. Ahhoz, hogy egy fondot a rendszerbe beilleszthessünk, el kell különíteni más fondoktól, címet kell adni neki és meg kell állapítani a korát. A fondok egymástól való elkülönítése a fondképzők szervezetének, hatáskörének, a fondok tartalmának víz gálata alapján történik. Van eset, amikor a jogutódszerv iratanyaga a jogelődével irattárilag egybeépült. Átszervezésekre sokszor év közben kerül sor, az irattárak viszont rendszerint évek szerint tagolódnak. A jogutód gyakran nem kezd új regisztratúrát, a jogelőd nem zárja le megszűnésekor a magáét, az átszervezés az irattár struktúrájában netn jut kifejezésre. Ilyenkor mérlegelnünk kell, milyen mértékben változott a kérdéses szerv ügyköre. Ha lényegében átvette a jogelőd ügykörét, a két szerv anyagát egy fondként kezeljük, a fondképző nevének változását azonban feltüntetjük a fond címében. Ha viszont az ügykör jelentős mértékben megváltozott, az irattárat az átszervezés évével kezdődően kettébontjuk, úgy, hogy az átszervezés évének teljes iratanyaga az utód fondjába kerül. Egy év iratanyagát nem célszerű kettébontani, mert ebben az esetben az egykorú ügyviteli és irattári segédkönyvek használhatatlanná válnának. Olyan korszakos fordulópontok, mint 1848 vagy 1945, sem teszik feltétlenül szükségessé valamennyi fond lezárását és új fondok nyitását, hiszen a politikai, társadalmi változások az egyes fondképzők szervezetében, működésében nem egyszerre és azonnal tükröződnek. 1945 azonban a politikai, közigazgatási, szakigazgatási és jogszolgáltatási szervek fondjainál általában fondhatár. A kapitalizmus kori elemi és polgári iskolák fondjait csak az 1946/47. tanévvel zárjuk le, mert az 1947/48. tanévvel kezdték meg működésüket az akkor megalkotott általános iskolák. Egyházi középiskoláknak teljes iratanyaga a kapitalizmus kori fondba kerül, az állami iskolák anyagát viszont kettébontjuk, 1945-tel kezdődően új, szocialista kori fondot nyitunk irataik számára. A fordulat évében vagy azt megelőzően megszűnt testületek 1945 utáni iratai is a testület kapitalizmus kori fondjában maradnak. A tovább élő testületek 1945 utáni iratai számára új fondot nyitunk. Vállalati fondok esetében az államosítás ideje a fondhatár. Feloszlatott egyházi szervek iratai a feloszlatásig egyetlen fondot alkotnak. A kapitalista kori községi fondok 1950-nel, a tanácsok megalakulásával zárulnak le. Nem bonthatók szét a családi és személyi fondok, va-