Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIII. A levéltári anyag rendszerezése, a rendezés

lamint a gyűjtemények, akkor sem, ha koruk két periódust érint. Ezeket abba a periódusba osztjuk be, amelybe a fond súlypontilag tartozik. A Tanácsköztársaság hatóságainak iratai sok esetben beleépültek a polgári kori előd- és utódhatóságok irattáraiba, s azokból csak igen nagy nehézségek árán lennének kioperálhatok. így pl. az Országos Levéltárban a belügyi népbiztosság iratai a belügyminisztérium fondjában találhatók. Ezekben a rejtett fondokban a kutatást az egykorú irattári és a megfelelő levéltári segédletek lehetővé teszik, anélkül, hogy nagyobb arányú rendezési munkával iratanyagukat az előd- és utódhatóságok fondjaitól külön kellene választani. A proveniencia elvét tehát csak annyiban érvényesítjük, amennyiben az a kutatás szempontjából hasznos, az iratanyag áttekinthetőségét biztosítja. A proveniencia elvének alkalmazása nem öncél, a levéltári anyag feltárását, használhatóvá tételét van hivatva szolgálni. Nagy, összefüggő irattárakat az irattárképzők változása esetén is csak akkor bontunk szét, ha azzal az anyag áttekinthetőbb, könnyebben kutatható. A rendezett levéltári anyag fondokra tagolása lényegében rendszerezési probléma, a rendezetlen anyagban összekeveredett fondok anyagának szétválasztása viszont a keveredettség fokától függően, részletekbe menő rendezési munkát kíván meg. Azt a levéltári rendezési munkát, amelynek során a levéltári anyag rendszerezési alapegységeit, a fondokat egymástól elkülönítjük, fondszintű vagy alapszintű rendezésnek, nevezzük. Alap- vagy fondszintig rendezett az az iratanyag, amelyben az egyes fondok egymástól el vannak különítve (a különböző fondok iratai nem keverednek egymással), egy-egy fondon belül azonban az iratok nincsenek rendezve. A levéltárakban őrzött anyag ma már általában legalább alapszintig rendezett. Előfordulhat azonban, hogy két vagy több fond anyaga összekeverve kerül a levéltárba. Ezeket mindenekelőtt alapszintig kell rendezni. Az alapszintű rendezés elsősorban a proveniencia elvének alapján történik, vagyis elsősorban szerves fondok kialakítására törekszünk. Gyűjteményekben csak azokat a darabokat helyezzük el, amelyek provenienciája nem állapítható meg, vagy azokat a néhány darabból álló föndtöredékeket, amelyek nem alkalmasak arra, hogy egykori fondképzőjük működése rekonstruálható legyen belőlük. Gyűjteménybe kerül az a levéltári anyag is, amely jellegénél fogva oda kívánkozik (pl. térképek a térképgyűjteménybe, leszakadt függőpecsétek vagy az iratról levágott rányomott pecsétek a pecsétgyűjteménybe stb.). Szerves fondok kialakítása során az első feladat az egyes iratok provenienciájának megállapítása. Ezt a munkát rendszerint megkönnyítik az iratok külső ismérvei: beadványok esetében azok címzése, a rájuk ütött iktatóbélyegző, fogalmazványoknál az esetleges fejléc a fondképző nevével, az iratokon látható irattári jelzetek esetleges jellegzetességei stb. Vannak azonban esetek, amikor a proveniencia megállapítása nem könnyű feladat. Ilyenkor az iratok tartalmát beható elemzésnek kell alávetni. Ha nincsenek egykorú ügyviteli vagy irattári segédkönyvek, amelyekből az iratok hovatartozását kétségtelenül meg lehetne állapítani, az iratot annak a fondképzőnek az iratai közé kell helyezni, amelynek ügykörébe az iratban foglalt ügy tartozott.