Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

ző szervekkel való kapcsolat során keletkezett iratok gyűjtője, de emellett nyilvántartási szerepe is van. Az iratvédelmet és az iratbegyűjtést, majd a későbbiekben a begyűjtött fond anyagának levéltári feldolgozását segíti elő. A szervdossziék a levéltári irattár szerves részét, a nyilvántartás igényei szerint elkülönített tárgyi egységét alkotják. A szervdossziéban kerül elhelyezésre egy-egy szerv iratkezelési szabályzata, az iratkezelés és a selejtezés ellenőrzéséről készült minden jegyzőkönyv és feljegyzés, a szervvel kapcsolatos iratkezelési és irattározási jellegű levelezés, valamint a szerv irattárában őrzött fondok törzslapjainak egy példánya. Ha egy szerv megszűnik, szervdossziéját is meg kell szüntetni, és az abban foglalt anyagok a jogutód szerv dossziéjába kerülnek át. Ha a szervjogutód nélkül szűnik meg, akkor anyagát annak a szervnek a dossziéjába kell áttenni, amelyet a megszűnt szerv iratainak őrzésére kijelöltek, így a szervdosszié nemcsak a működő szervre, hanem az annak őrizetébeh lévő fondok létrehozóira vonatkozó iratokat is tartalmazza. Az egyes szervdossziék tartalmáról célszerű a dosszié fedőlapjának belső oldalán iratjegyzéket készíteni. Egy-egy fond átvételekor a vonatkozó iratokat a szervdossziéból a fonddossziéba. kell áttenni, tehát a szervdosszié anyaga idővel a levéltárban őrzött iratok nyilvántartásának részévé válik. Emiatt a szoros kapcsolat miatt a szervdossziét korábban külső fonddossziénak is nevezték, ez a meghatározás azonban - miután egy-egy dossziéban szükségszerűen nemcsak az adott szerv fondjára, hanem az annak irattári helyiségében őrzött egyéb fondökra vonatkozó anyagok is találhatók - pontatlannak bizonyult. A dossziék fondok szerinti vezetésére tett kísérletek sem jártak sikerrel, mivel ez már túlmegy a gyűjtőterületi munka gyakorlati igényein, illetve lehetőségein. A probléma megoldásaként került bevezetésre - mint arról majd a későbbiekben szó lesz - az irattárakban őrzött fondok kartonos nyilvántartása, a fondtörzslap. A szervdossziék csoportosításának legcélszerűbb formája az ágazatonkénti rendezés. Egy-egy ágazaton belül a dossziékat sorszámmal kell ellátni. A jobb áttekinthetőség érdekében a LIG vonatkozó utasítása lehetővé teszi, hogy a megyei levéltárak a dossziékat először városok és községek szerint csoportosítsák, s csak ezt követően kerüljön sor az ágazati rend kialakítására. A működő s/ervre vonatkozó legfontosabb, a gyakorlati munkát elősegítő adatokat, továbbá a levéltár és az adott szerv közötti" munkakapcsolat főbb mozzanatait a szervnyilvántartó lapon kell rögzíteni. A szervnyilvántartó lap a következő rovatokat tartalmazza: a szervdosszié száma; a szerv neve, címe, postacíme, telefonszáma; a szerv irattárában őrzött idegen, jogelőd fondok elnevezése; a szerv iratkezelési szabályzatának kelte, száma; a szervlátogatások, valamint a selejtezések időpontja, a jegyzőkönyvek iktatószáma, az ellenőrzést végző levéltáros neve. A szervnyilvántartó lap egyben a szervdosszié mutatókartonjaként is szolgál. A fondtörzslap a levéltár illetékességi körébe tartozó szervek irattáraiban őrzött fondokra vonatkozóan a következő adatokat gyűjti össze: fondtörzsszám; szerv-