Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

dosszié száma; a fondképző neve; megalakulásának, illetve megszűnésének időpontja; a fondképző jogelődei, illetve jogutódai; a fondképző főbb állagai, iratsorozatai (kép-, film- és hanganyag, adattár, tervtár, dokumentációs gyűjtemény is), az elnevezés, évkor és terjedelem feltüntetésével; a fondot őrző szerv neve, címe; a fondok irattári elhelyezése; levéltári átvételének időpontja és az átvételi jegyzőkönyv száma. A ,fondtörzsszáiu" rovata csak akkor töltendő ki, ha a fond anyagának egy része már a levéltárban van, illetőleg amikor a levéltárba kerül. A fondtörzslapot két példányban kell elkészíteni, az egyik példány - mint már említettük - a szervdossziéba kerül, a másik pedig a szakcsoportosításban helyezendő el. Mindkét nyilvántartó lap A/5-ös nagyságú, nyomdai úton, központilag sokszorosított, a LIG által meghatározott rovatokat tartalmazó kemény karton. Rovataikat írógéppel kell kitölteni. 8. Az irattári selejtezés a) Az irattári selejtezés mai gyakorlatának kialakulása Az iratselejtezés lényege az iratok tartalmi értékelése. E munka rendszeres időközönként történő elvégzését egyrészt az irattárakban felhalmozódó anyag áttekinthetőbb és használhatóbb állapotba hozásának igénye, másrészt pedig az irattárak folyamatos telítődése teszi szükségessé. Az irattári selejtezés mai gyakorlata viszonylag hosszú fejlődés eredményeként alakult ki. Magyarországon a kormányhatósági szervek, valamint a vármegyei és városi hivatalok működése során keletkezett iratok mennyisége a XVI1I-XIX. században vált olyan tömegűvé, amely már szükségessé tette az iratok nagyarányú selejtezését. Ebben az időszakban még csak az ún. régi iratokat tartották levéltári megőrzésre érdemesnek, ezért kezdetben az 1711., majd később az 1791., 1849. és az 1967. évet megelőzően keletkezett iratok selejtezését megtiltották, viszont a tiltott évek utáni anyagból szinte teljes egészében kiselejtezték azokat az iratokat, amelyek jogbiztosító jellege már megszűnt (a polgári korszakban ez általában 32 év után következett be), s a napi ügyvitelben sem volt már rájuk szükség. A selejtezési munkákba a levéltárosokat ekkor még egyáltalán nem vonták be. A XIX. század végétől az államigazgatási szervek többsége rendelkezett ugyan iratselejtezési szabályzatokkal, utasításokkal, de ezek - mivel a kiselejtezhető, illetve a megőrzendő iratok körét túl tágan határozták meg - a selejtezést végzők számára egyértelmű útbaigazítást nem adtak. Ugyancsak a XIX. század végétől kezdett kialakulni az a gyakorlat, hogy a törvényhatósági levéltárak a vármegyei és a városi iratok selejtezési tervét - szakmai véleményezés céljából - megküldték az Országos Levéltárnak. Mindez azonban az országban működő szerveknek csak egy szűk körét érintette, és a selejtezés problémáját ezeknél sem oldotta meg megnyugtatóan. A többi szervnél - az országos hatáskörrel nem rendelkező állami szerveknél és a magánszerveknél - viszont az ügyviteli szem-