Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

vevő, az irattári terv szerinti tagolódásuknak is megfelelő raktári jegyzéket (ez levéltári szempontból különösen az iratok begyűjtésekor játszik fontos szerepet); - az iratkezelés személyi feltételei biztosítottak-e? Az ellenőrzésről két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a levéltári kiküldött és a szerv iratkezelésének felügyeletével megbízott dolgozó ír alá. A jegyzőkönyvben az észlelt hiányosságokat és hibákat részletesen fel kell sorolni, s ezekről a szerv vezetőjét is értesíteni kell. Ha a levéltár a soros ellenőrzés alkalmával azt tapasztalja, hogy a hiányosságok megszüntetéséről a szerv vezetője nem gondoskodott, úgy az ügyet köteles a Levéltári Osztálynak jelenteni. Az iratkezelés ellenőrzésének további célja a szervek nyilvántartásához szükséges adatok összegyűjtése, illetve a már korábban nyilvántartásba vett adatok félülvizsgálata. Emellett számba kell venni az adott szerv feladatkörében, ügykörbeosztásában, szervezetében végbement, a szerv iratanyagára is kiható jelentősebb változásokat, s ügyelni kell arra, hogy ennek megfelelően megtörténjék az irattári terv módosítása is. Az iratkezelés ellenőrzését tervszerűen, az éves munkaterv szerint kell végezni. A tervben a meglátogatandó szerveket, szervcsoportokat tételesen fel kell sorolni. Indokolt esetben (pl. ha a levéltári anyag veszélyeztetett állapotba kerül, vagy ha az ellenőrzést a szerv, illetve annak felügyeleti hatósága külön kéri) az ellenőrzést soron kívül is el kell végezni. Biztosítani kell továbbá, hogy egy-egy szerv iratkezelésének ellenőrzésére 5 évenként legalább egyszer sor kerüljön. 7. Az iratképző szervek, s azok történeti értékű iratainak levéltári nyilvántartása A levéltárak az 1950. évi 29. sz. tvr. hatályba lépése után megkezdték az illetékességi körükbe tartozó szervek irattárainak felmérését és nyilvántartásba vételét. Ez a szervlátogatások tapasztalataival folyamatosan kiegészülő nyilvántartási rendszer a gyűjtőterületi munka tervszerű végzésének egyik legfontosabb segédeszköze. Az értékhatár-vizsgálatok elvégzése, vagyis 1960-61 óta a nyilvántartás csak azokra a szervekre terjed ki, amelyek működésük során történeti értékű, levéltári megőrzést igénylő iratokat hoznak létre. A nyilvántartás rendszere, illetve az abban szereplő adatok száma a levéltárak és az irattárak kapcsolatának erősödésével több ízben is változott, módosult. A Levéltári Igazgatóság 1972-ben - a különböző levéltári nyilvántartások egységesítése céljából - szabályozta az iratképző szervek és azok iratanyagának nyilvántartását. A nyilvántartás gerincét a szervdosszié alkotja. Funkcióját tekintve elsősorban a gyűjtőterületi munka tervezési-statisztikai adataira vonatkozó, valamint az iratkép-