Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

is. Ezeket a tanfolyamokat elsősorban a szervek rendezik, de az előadások megtartására általában az illetékes levéltárak munkatársait kérik fel. Olyan esetekben, amikor valamely intézmény, vállalat iratkezelői részére nem tart tanfolyamot, a levéltár ha azt szükségesnek látja, s ezzel az adott szerv is egyetért - maga is szervezhet az érdekelt dolgozók részére továbbképző tanfolyamot. 6. Az iratkezelés levéltári ellenőrzése A történeti értékű iratokat a levéltárakba történő beszállításukig igen sok veszély fenyegeti. Ezért elengedhetetlenül szükséges, hogy irattári megőrzésük rendjét és szakszerűségét a levéltárak is figyelemmel kísérjék, s ennek érdekében az iratképző szerveket rendszeres időközönként meglátogassák. Erre nálunk először akkor nyílt lehetőség, amikor az 1950. évi 29. sz. tvr., valamint az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről szóló 185/1951. (X. 23.) MT sz. rendelet az iratképző szervek selejtezési munkáiba az illetékes levéltárakat is bevonta. Ezt a munkát a levéltárak nem adminisztratív jellegű feladatként fogták fel, hanem az iratképző szervekkel és az irattárakkal való sokrétű kapcsolat kialakítására használták. Az 1951-ben országosan megindult irattári selejtezések megszervezésében, előkészítésében és lefolytatásában a legtöbb helyen - mint az adott szerv selejtezési bizottságának tagjai - a levéltárosok közvetlenül is részt vettek. Az első nagy selejtezési és iratbeszállítási akció lebonyolítása után pedig - a jogszabályok előírásainak értelemszerű alkalmazásával és a tapasztalatok felhasználásával - megkezdődött az irattárakkal, illetve az iratképző szervekkel való rendszeres kapcsolattartás gyakorlatának és módszereinek egységesítése. Ennek során figyelembe vették mindazokat a feladatokat, amelyeket a levéltáros csak a helyszínen, vagyis az irattárban, az iratképző szervnél tud elvégezni. Első helyen az iratokat létrehozó szerv működésére, az irattárában őrzött történeti értékű iratok évkörére, mennyiségére, állapotára, belső tagolódására, valamint az iratvédelem tárgyi és személyi feltételeire vonatkozó legfontosabb adatok összegyűjtésének igénye merült fel. További feladatként jelentkezett az iratok beszállításának előkészítésében történő közvetlen részvétel, mivel csak így lehetett megfelelően biztosítani az iratok levéltári átvételére vonatkozó előírások érvényesülését. Az iratkezeléssel és az iratvédelemmel kapcsolatos követelmények növekedésével egyre több szerv kérte ügyviteli, iratkezelési problémáinak megoldásához a levéltárak segítségét. Ezt a feladatot is többnyire csak a helyszínen lehetett megfelelően elvégezni, így a rendszeres időközönként végrehajtott szervlátogatások a gyűjtőterületi munka végzésének legalapvetőbb formájává váltak. A levéltárak és az irattárak kapcsolatának fejlődésével párhuzamosan a szervlátogatások során végzendő munka tartalma és módszere bizonyos fokig módosult, erősödött az igazgatási jelleg, de maga a cél, a levéltári anyagok védelme és begyűjtésének előkészítése, változatlan maradt.