Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

Az 1969. évi 27. sz. tvr., s az ennek végrehajtása tárgyában kiadott 30/1969. Korm. sz. rendelet által előírt, és az iratok egységes szempontok szerinti rendszerezését megvalósító új iratkezelési szabályzatok már a levéltárak és a szervek közös munkájával készültek el. A levéltári anyag védelmét szabályozó 1969. évi rendeletek, valamint az iratkezelésről szóló minisztertanácsi irányelvek (a 30/1969. Korm. sz. rendelet mellékleteként bocsátották ki,)az iratok nyilvántartásának, továbbá az iratkezelés szervezetének kialakításában áz iratképző szervek érdekeinek messzemenő érvényesítésére adtak lehetőséget, az iratok rendszerezésének módját illetően viszont egységes gyakorlatot vezettek be. Ugyancsak egységesen szabályozták az iratok selejtezését, valamint a levéltárba adásuk módját is. Kötelezővé tették továbbra olyan irattári jegyzék készítését, amely az irattárban levő iratokat raktári egységenként, s az irattári tervnek megfelelő tagolódásban veszi számba. Az országos hatáskörű szervek iratkezelési szabályzatainak, valamint felügyelete alá tartozó szervek egységes iratkezelési szabályzatainak (pl. az általános és középiskolák, a tanácsi szakigazgatási szervek részére kötelező érvénnyel kiadott szabályzatainak), illetve minta-iratkezelési szabályzatainak előkészítésében és véleményezésében a Levéltári Igazgatóság, és ennek megbízásából az Új Magyar Központi Levéltár vett részt. Az egyes szervek - minta-iratkezelési szabályzatok alapján készítendő - szabályzataival kapcsolatban a rendeletek a levéltárak számára nem jelöltek meg feladatokat, csak azt írták elő, hogy a szervek - a felügyeleti hatóságuk által jóváhagyott - iratkezelési szabályzat egy példányát küldjék meg az illetékes levéltárnak. Ennek ellenére a levéltárak - a Levéltári Igazgatóság irányításával - széleskörűen bekapcsolódtak az illetékességi körükbe tartozó szervek szabályzatkészítési munkáiba. A szabályzatkészítéssel megbízott dolgozók felkészítése érdekében tájékoztató előadásokat és megbeszéléseket tartottak, szükség esetén a helyszínen adtak tanácsokat, s ha a szabályzatok jóváhagyásával megbízott szervek kérték, szakvéleményt adtak az elkészült szabályzatokról is. Ha a levéltáraknak nem nyílt módjuk az iratkezelési szabályzat véleményezésére, hanem azt már csak a jóváhagyás után kapták meg az adott szervtől, észrevételeiket - illetékes intézkedésre - a Levéltári Igazgatósághoz továbbították. Az iratkezelés megjavítására irányuló törekvések - az iratkezelés tárgyi feltételeinek biztosítása mellett - azonban csak akkor járnak eredménnyel, ha az iratkezelést végző dolgozók ismerik, és a gyakorlatban alkalmazni is tudják az iratkezelésre vonatkozó előírásokat. Éppen ezért 1958 óta az iratkezelők és irattárosok képzése a levéltárak gyűjtőterületi munkájának egyik fontos feladatát képezi. A 45/1958. (VIII. 30.) Korm. sz. rendelet megjelenése után a levéltárak elsősorban a kezdő vagy három évnél kevesebb szakmai gyakorlattal rendelkező irattárosok részére szerveztek tanfolyamokat. Az iratkezelési szabályzatok bevezetése után elengedhetetlenné vált, hogy mind a gyakorlott, mind pedig a kezdő iratkezelők és irattárosok megismerjék a saját munkahelyükön érvényben levő szabályzat előírásait, illetve az esetleges módosításokat