Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

megyei városok és községek területén 1950 előtt keletkezett iratanyag átvételére Budapest Főváros Levéltára jogosult.) A személyi eredetű levéltári anyag gyűjtőköri hovatartozásának kérdését illetően a vonatkozó jogszabályok a következő irányelvet fogalmazták meg: az országos levéltárak az egész ország területéről gyűjtik az országos szempontból jelentős családok és személyek anyagát, a tanácsi levéltárak az adott terület, a szaklevéltárak pedig az adott szakterület fejlődése szempontjából jelentős szerepet játszott személyek történeti értékű iratait gyűjtik. Az eddig felsorolt levéltári anyagon kívül a két országos levéltár átveszi még a törvények és törvényerejű rendeletek eredeti példányait, a konzuli anyakönyvi másodpéldányokat, s mindazt a más levéltárba nem tartozó levéltári anyagot, amelyet a Levéltári Osztály külön intézkedéssel illetékességi, illetve gyűjtőkörükbe utalt. A tanácsi levéltárak pedig az illetékességi területükön keletkezett állami anyakönyvek másodpéldányainak átvételével vannak megbízva. 5. A levéltárak részvétele az iratkezelési szabályzatok véleményezésében és az iratkezelők továbbképzésében Az iratok rendszerezése, segédletekkel való ellátása először az irattárakban, vagyis az iratképző szerveknél történik. E munkák szakszerű, az ügyviteli és a levéltári érdekeknek egyaránt megfelelő végzése éppen ezért megköveteli, hogy a különböző szervek iratkezelésének kialakításában a levéltárak is részt vegyenek, s közvetlenül is segítsék, figyelemmel kísérjék az iratkezelési szabályzatokban foglaltak végrehajtását. Az iratok irattári rendszerének kialakításába, a szervek iratkezelési munkájába a levéltáraknak 1969-ig nem volt beleszólási lehetőségük. Igaz ugyan, hogy az 1950. évi 29. sz. tvr. a Levéltárak Országos Központjának feladatává tette a levéltári és irattári vonatkozású jogszabályok előkészítésében való közreműködést, de a 178/1951. (IX. 30.) MT sz. rendelet, amely általános érvénnyel minden szerv számára kötelezővé tette irataik csoportszámok szerint történő kezelését, a LOK tudta és bevonása nélkül jelent meg. Az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről szóló 45/1958. (VII. 30.) Korm. sz. rendeletbe viszont már a levéltári szakterület kezdeményezésére került be az iratkezelés szakszerű megszervezésére vonatkozó előírás (3. §). Ennek nyomán a tárcaszintű végrehajtási utasítások kimondták, hogy a szervek kötelesek az ügyintézés érdekeihez igazodó iratmegőrzés és selejtezés megfelelő lebonyolítása céljából levelezés jellegű irataikat iktatni, egyéb irataikat (pl. a különböző nyilvántartásokat) pedig legalább az irattári nyilvántartásba bevezetni, valamint az iratok kezeléséhez szükséges tárgyi és személyi feltételeket biztosítani.