Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

Az 1970-es évek elején egyre sürgetőbbé vált a szervek rangsorolásának központi felülvizsgálata, illetve az értékhatár-vizsgálatok új szempontok szerint történő elvégzése. Ehhez az 1969. évi 27. sz. törvényerejű rendeletben előírt iratkezelési rendszer bevezetése igen jó alapot teremtett. Éppen ezért az iratkezelési szabályzatok és az azok mellékletét képező irattári tervek bevezetése után - a Levéltári Igazgatóság 1973-ban kiadott állásfoglalásának megfelelően - a levéltárak ágazatonként vizsgálták meg, hogy az irattári tervek szerint melyik szerv milyen mennyiségben hoz létre ügyintézése során történeti értékű iratokat. Ezt követően javasolták, illetve folyamatosan javasolhatják, hogy a Levéltári Igazgatóság, illetve Osztály engedélyezze mindazon szervek értékhatár alá történő sorolását, amelyek ilyen iratokat nem hoznak létre. 3. A levéltárak illetékességi és gyűjtőköre A levéltárak alapvető feladata a történeti értékű iratok és iratnak minősülő anyagok (pl. kép- és hangfelvételek) gyűjtése és őrzése. Ilyen dokumentumokat azonban, ha nem is elsődleges céllal, de gyűjtenek és őriznek más tudományos intézmények is. A levéltárak által gyűjtött és őrzött anyag egészének meghatározása, vagyis a levéltárak és más intézmények, elsősorban a könyvtárak és a múzeumok gyűjtőkörének pontos elhatárolása azonban Magyarországon hosszú ideig megoldatlan probléma volt. Pl. 1950 előtt, ha az adott megyében, illetve városban nem működött könyvtár vagy múzeum, az értékesebb könyveket és tárgyi emlékeket a törvényhatósági levéltár őrizte. Ugyanakkor igen sok olyan anyag került a könyvtárak és a múzeumok tulajdonába, amelynek - jellegét tekintve - levéltárakban lett volna a helye. A levéltárak gyűjtőkörének más intézmények gyűjtőkörétől történő elhatárolásához a megfelelő jogi alapot először az 1950. évi 29. sz. tvr. teremtette meg. Egyrészt kimondta, hogy a szervek a működésük során keletkezett iratokat - megfelelő selejtezés után - kötelesek átadni a levéltáraknak, másrészt pedig ezen történeti értékű iratok rendszeres átvételét, megőrzését és a velük kapcsolatos egyéb feladatok elvégzését a levéltárak feladatkörébe utalta. A törvényerejű rendeletet követően tehát az irattári eredetű - azaz szervek működése során keletkezett - levéltári anyag gyűjtése kötelező jellegű iratátvétellé vált. Ennek elvégzésére a levéltárak lettek illetékesek, s ilyen értelemben mondhatjuk azt, hogy az irattári eredetű levéltári anyag - 1950 után - teljes egészében a levéltárak illetékességi körébe került. (Ez a fogalom nem azonos az igazgatási értelemben vett illetékességi kör fogalmával, amely mindig valamilyen hatáskörnek - igazgatási feladat elvégzését biztosító jogkörnek - egy meghatározott földrajzi vagy közigazgatási területen történő gyakorlását jelenti. A két fogalom közötti különbség elsősorban abban rejlik, hogy az iratok átvétele és őrzése nem igazgatási, hanem tudományos és közművelődési célokat szolgáló feladat. Ide kívánkozik annak megemlítése is, hogy a levéltári illetékességi kör fogalmának, mint szakkifejezésnek a használata 1969-ig nem vált általánossá.)