Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

Hazánkban a történeti értékű iratok védelmét, s ezzel szoros összefüggésben a levéltárak és az iratképző szervek kapcsolatát átfogó igénnyel először az 1950. évi 29. sz. tvr. szabályozta. Egyfelől a szervek feladatává tette, hogy irattári anyagukból - központilag megadott szempontok szerint - a történeti értékű iratokat rendszeres időközönként kiválogassák és átadják a levéltáraknak, az ügyviteli és levéltári szempontból egyaránt értéktelen iratokat pedig kiselejtezzék. Másfelől bevonta a levéltárakat az iratselejtezés ellenőrzésébe és kötelezte őket az átselejtezett, történeti értékű iratok átvételére. A fejlődés következő állomását 1969. évi 27. sz. tyr. jelzi, amely egyrészt kiegészítette, illetve pontosabban fogalmazta meg a korábbi rendelet alapvető előírásait, másrészt pedig a levéltárak és az iratképző szervek kapcsolatának központi kérdésévé az irattári anyag egységes szempontok szerint történő rendszerezését tette, s ehhez igazította mind az iratképző szervek, mind pedig a levéltárak feladatait. Az előírások - annak ellenére, hogy egyik részük az iratképző szervekre, másik részük pedig a levéltárakra vonatkozik - szorosan összefüggnek egymással. A jó és szakszerű iratkezelési rend megteremtése ugyanis nemcsak az ügyviteli munka folyamatosabbá tételét segíti elő, hanem egyúttal megkönnyíti a történeti értékű iratok kiválogatását, s biztosítja azt is, hogy azok rendezett állapotban kerüljenek majd be a levéltárak raktáraiba. A levéltári és ügyviteli érdekeknek ez a tudatos és tervszerű egyeztetése, a levéltárak ezzel összefüggő tevékenysége, vagyis a gyűjtőterületi munka a két törvényerejű rendelet kibocsátása közötti időszakban jött létre, nyerte el mai formáját. 1. Az iratok történeti értékét meghatározó tényezők Az 1969. évi 27. sz. tvr., illetve annak végrehajtási utasítása értelmében iratnak minősül minden olyan írott szöveg (függetlenül attól, hogy milyen anyagon, milyen alakban és milyen eszköz felhasználásával készült), továbbá minden olyan számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban nála keletkezett vagy hozzá érkezett, és rendeltetésszerű helye nála volt, tehát már keletkezése pillanatában szorosan hozzátartozott valamely szervhez vagy személyhez, annak iratai között volt és van a helye, azaz provenienciája van. Ezzel a követelménnyel függ össze az az igen fontos alapelv (a proveniencia elve), hogy az egy-egy szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatos (általa vagy hozzá írt) és rendeltetésszerűen nála maradó, egymással szervesen összefüggő iratok összessége, azaz a regisztratúra jellegű fond * megbonthatatlan. További fontos szabály, hogy az irat önmagában még nem levéltári anyag, csak akkor tekinthető annak, ha történeti értéke van. A történeti érték fogalmát azonban tudományos igényű pontossággal meghatározni, azt eldönteni, hogy melyek azok az adatok, tények, amelyekre - különösen a