Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata A történeti értékű iratok zöme a hivatalok, intézmények, gazdasági szervek és más jogi személyek működésével kapcsolatban jön létre. Első fokon tehát az iratképző szerveknél dől el, illetve nagyon sok vonatkozásban a szervek és a levéltárak együttműködésén múlik, hogy ezek az iratok fennmaradnak-e, s ha fennmaradnak, milyen állapotban kerülnek majd át a levéltárakba. Mivel az iratképző szervek és az általuk létrehozott történeti értékű iratok gyűjtését, őrzését és feldolgozását végző levéltárak azonban a történeti fejlődés során fokozatosan elkülönültek egymástól, mind élesebben kiütközött az iratok kezeléséhez, rendszerezéséhez és megőrzéséhez fűződő érdekeik különbözősége. A szervek az elintézett ügyek iratait folyamatos munkavégzésük biztosítása érdedében őrzik meg, helyezik irattárba, s az iratok rendszerezését, a használatukat megkönnyítő segédletek készítését is ügyviteli érdekből végzik. Az irattárban felhalmozódó iratanyag azonban hosszabb-rövidebb idő után elveszti azt az elsődleges funkcióját, hogy a létrehozó szerv működését, ügyvitelének zavartalan menetét segítse. A létrehozó szempontjából ekkor az iratok, mivel a hozzájuk fűződő jogi, gazdasági vagy egyéb érdekek megszűntek, az aktuális ügyintézésben értéktelenné, megsemmisíthetővé válnak, pedig az iratok egy része olyan adatokat is tartalmaz, amelyek levéltári megőrzése, tudományos feldolgozása, közkinccsé tétele össztársadalmi érdek. Ezt az ellentmondást csak a különböző érdekek jogi úton történő egyeztetésével, a levéltárak és az iratképző szervek kapcsolatának szabályozásával lehet megoldani. Ugyancsak központi intézkedést igénylő kérdés a működést szolgáló ügyviteli és a levéltári érdekeknek egyaránt megfelelő iratkezelési rend kialakítása, valamint annak eldöntése, hogy a történeti értékű iratok keletkezésük után hány évvel válnak levéltári átadásra éretté. A probléma megnyugtató megoldásának további feltétele a történeti értékük folytán levéltárba tartozó iratok körének pontos meghatározása, levéltárba adásuk kötelezővé tétele, s mindezek érdekében annak biztosítása, hogy a levéltárnak már az iratképző szerveknél jogszabályban adott lehetősége legyen a történeti értékű iratok szemmel tartására, majd átvételére, ezen túlmenően pedig az iratkezelés és az irattározás tervszerű ellenőrzésére és segítésére. A megoldás módja, átfogó vagy részleges jellege döntően mindig az adott ország társadalmi, politikai berendezkedésétől, valamint nemzeti és kulturális hagyományaitól függ. A szocialista országokban, ahol mind az iratképző szervek, mind pedig azok iratai a társadalmi tulajdon részei, biztosítani lehet az irattári eredetű, azaz a szervek működése során keletkezett levéltári anyag egészének végleges megőrzését, továbbá a levéltárak és iratképző szervek érdekeinek mindkét fél számára megfelelő egyeztetését. Azokban az országokban viszont, ahol a termelőeszközök és az iratok is magántulajdonban vannak, mindez csak korlátozott mértékben valósítható meg.