Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - VIII. Iratkezelési és irattári rendszerek

re keres választ: hogyan kell az irattárakban levő iratokat kezelni, annak érdekében, hogy az iratanyagban tárolt információk minél könnyebben megtalálhatók és felhasználhatók legyenek. Az irattártörténet ismerete elsősorban a levéltári anyag használata és megértése szempontjából fontos, de felhasználható az irattártan problémáinak mélyebb felismeréséhez is. Az irattárak kialakulására, az irattári rendszerek fejlődésére különböző történeti tényezők hatottak. Ezek egyik legfontosabbika az írásbeli ügyintézés rendszeressé, majd egyre tömegesebbé válása, ami szükségessé tette, hogy a gyors és pontos tájékozódás iránti igény kielégítésére egyre fejlettebb módszereket alkalmazzanak, másika az irodai technika fejlődése (az írást hordozó anyag és az iratformák változása, a sokszorosítási eljárások kifejlesztése stb.), ami lehetővé tette, hogy az iratkezelés egyre fejlettebb módszereit vezessék be. A középkori irattárak kialakulása arra az időre esik, amikor a különböző hatóságok írásbeli ügyintézése rendszeresebbé, folyamatosabbá vált. Magyarországon ez a XIV. századra tehető, amikor a jogbiztosítást szolgáló pergamen okleveleken kívül olyan iratokat is kezdtek megőrizni, amelyek korábbi ügyviteli ténykedések emlékét őrizték, amelyekre a további ténykedésnél támaszkodni lehetett. Az első ilyen iratok legtöbbnyire könyvek voltak. Amit nem másoltak be könyvbe, vagy nem kötöttek be könyvformába, általában megsemmisült az idők folyamán. Ilyen könyvek voltak a magyar királyi kancellárián az Anjou-házi királyok óta vezetett ún. királyi könyvek. Ezekbe a kancellárián kiállított és a király által kibocsátott kiváltság- és oklevélszövegeket másolták be abból a célból, hogy a kancelláriának hiteles bizonysága maradjon róluk. Ugyancsak a XIV. században kezdték meg nagyobb városaink is ügyviteli könyveik vezetését. A hazai irattárak többsége ebben az időben még inkább ügyviteli könyveket, mint beadványokat és fogalmazványokat tartalmazott, ez utóbbiak legtöbbje elkallódott. Míg a jogbiztosító okleveleket külön helyen, a kincstárban, levéltárban őrizték, az ügyviteli könyveket az írásbeli ügyvitelt ellátó kancelláriák maguknál tartották, hiszen azokra napi munkájukhoz állandóan szükségük volt. A könyveket, amelyekbe az iratok teljes szövegét bemásolták, vagy a szöveg kivonatát bejegyezték, általában registrumnak, lajstromnak, azt a személyt, aki az iratokat lajstromozta, registratornak, lajstromozónak, azt a helyet, ahol a lajstromozás történt, regisztratúrának nevezték. A regisztratúra, irattár szóval később nemcsak az iratok őrzésére és lajstromozására szolgáló helyiséget, hanem magát az iratanyagot is jelölték. A királyi és más hatóságok regisztratúráiban idővel többfajta könyvet is vezettek: általában külön könyvekbe másolták be a kiadványok, s külön kötetekbe a beadványok szövegét. E másolati könyvekben az egyes iratmásolatok illetőleg feljegyzések egyszerű időrendben követték egymást, tehát e kötetek voltaképpen egy-egy tagolatlan iratsorozatot tartalmaznak. Tagolatlan iratsorozatnak olyan regisztratúra jellegű irategyüttest nevezünk, amelyben az egyes iratok minden csoportosítás nélkül, egyszerű mechanikus rendben (pl. időrendben) követik egymást. A korai regisztratúrák egyszerű, tagolatlan iratsorozatokból állnak.