Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - VII. Irattani fogalmak

3. Gépi adatfeldolgozás Az írásbeli ügyvitel gépesítése, amely az ipari termelés gépesítésével hosszú ideig nem tartott lépést, a századforduló óta rohamos fejlődésnek indult. Korunk társadalmi-gazdasági fejlettségi foka a társadalmi-gazdasági folyamatok irányításának új módszereit teszi szükségessé. Különösen áll ez a szervezettség legmagasabb fokán álló szocialista társadalomra és gazdaságra. A jó vezetés fontos feltétele minden emberi közösségben a döntésre jogosult vezetők megbízható adatokon nyugvó, gyors tájékoztatása. A termelőerők fejlettségének mai fokán az irányítási munkához a vezetőknek sokoldalú és a részleteket is feltáró adatszolgáltatásra van szükségük. Nagytömegű adat gyors rögzítése és feldolgozása csak az ügyviteli dolgozók létszámának nagymértékű felduzzasztásával, vagy pedig nagy hatékonyságú adatfeldolgozó gépek alkalmazásával biztosítható. A mai társadalmi folyamatok megfelelő irányításához, elsősorban azonban a gazdaságirányításhoz és a közvetlen termelésirányításhoz szükséges óriási tömegű adat feldolgozásának egyetlen ésszerű, gazdaságos módja különböző adatfeldolgozó gépek bevonása az ügyviteli munkába. A termelőerők fejlődése tehát szükségszerűen az ügyvitelben alkalmazott hagyományos munkamódszerek és technika megváltoztatásához vezetett. A fejlődés egy korábbi szakaszában az ember a számára szükséges adatok feldolgozását fejben, a lúdtoll és tinta segítségével el tudta végezni. Egy modern, automatizált nagyüzemben a termelőmunka irányítása automatizált adatfeldolgozás nélkül nem lehetséges. Az ügyvitelben alkalmazott gépek nagyüzemi előállítása a századforduló táján indult meg. A század első két évtizedében még csak mechanikus szerkezetű író- és számológépet gyártottak. A fejlődés második szakaszában - 1920 és 1950 között - a mechanikus gépek mellett megjelentek az elektromechanikus szerkezetű adatfeldolgozó gépek. Ebben az időszakban már különböző könyvelő, számlázó, lyukkártyaés egyéb adatfeldolgozó gépeket kezdtek nagy tömegben gyártani. Végül a fejlődés máig tartó utolsó szakaszában megkezdődött az elektronikus adatfeldolgozó gépek gyártása és alkalmazása. Ezekkel a gépekkel olyan új adathordozók jelentek meg, mint a lyukszalag vagy a mágnesszalag. Az újfajta adathordozók megjelenése a levéltárosokát is új feladatok elé állítja. Minthogy a mai írásbeli ügyvitel a hagyományos iratanyag mellett egyre nagyobb mértékben produkál lyukkártyákat, lyukszalagokat, mágnesszalagokat és más információhordozókat, a levéltárosoknak foglalkozniuk kell az új jellegű irattári - majdan levéltárivá váló - anyag értékelésének, átvételének, tárolásának és feltárásának problémáival. A lyukkártyák kezeléséhez, a belőlük történő adatválogatáshoz nem kell okvetlenül gépi berendezés. Legegyszerűbb típusaik a peremlyukkártya és a réslyukkártya. A peremlyukkártya részben hagyományos irat, amennyiben kézzel vagy írógéppel írt szöveg helyezkedhet el rajta. A szöveg bizonyos jellemzőit (pl. főbb tárgyi kategóriáit) egy meghatározott jelrendszer nyelvére fordítjuk le, „kódoljuk". A kódok jelzésére szolgáló lyuksorok a kártya szélén helyezkednek el. A kódok bejelölése lyu-