Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - VII. Irattani fogalmak

ügyekről, azok intézésének egyes fázisairól. A jegyzőkönyvek (protocollumok) egy másik - korai - típusát képviselik azok a könyvek, amelyekbe a feudalizmus korában különböző szervek az általuk kiadott vagy hozzájuk érkezett iratok szövegét bemásolták, vagy azok tartalmát bevezették. Ilyenek voltak az Anjouk ideje óta vezetett (de a Mohács előtti időkből fenn nem- maradt) ún. királyi könyvek (libri regii), amelyekbe a király által kiadott fontosabb oklevelek szövegét másolták be. Ilyenek voltak a városok és a megyék protocollum-ai is, amelyekbe a tevékenységük során készített, általuk kiadott oklevelek másolatát vagy kivonatát bevezették. A modern technika a jegyzőkönyvek készítésének új módszereit hozta létre. Az ún. gyorsíróijegyzőkönyv valamely testület ülésén elhangzott felszólalásokat gyorsírással rögzíti. Értekezletek, viták hangszalagon rögzített szövege a gyorsírói jegyzőkönyvnél is pontosabban, hitelesebben őrzi az ott elmondottakat. Belső ügyviteli iratoknak tekinthetők a különféle összeírások is: a jobbágyporták után behajtott rovásadó évi elszámolásai (dicajegyzékek), az egyházi tized évenkénti behajtásáról készült dézsmajegyzékek (regesta decünarum), a jobbágyok kötelezettségeit tartalmazó urbáriumok, a különböző birtok- és népességösszeírások, leltárak. Ilyenek a telekkönyvek is. Az ügyviteli könyvek közvetlenül ugyan a szerv feladatainak ellátásához szükségesek, közvetve azonban az állampolgárok igényeinek kielégítését is szolgálják. Ez a helyzet a telekkönyvekkel, a különböző fajta anyakönyvekkel és más hivatalos nyilvántartásokkal. A számadás (ratio) a szerv gazdálkodásának rendben tartását szolgálja, de annak ellenőrzéséhez is elengedhetetlenül szükséges. Azok a belső ügyviteli iratok, amelyek - mint a számadások, munkabeszámolók - felterjesztés kíséretében a főhatóságokhoz kerülnek, ezáltal belső ügyviteli iratból a hivatalos levelezés részévé válnak. A hivatalos levelezés integráns része, egyben azonban belső ügyviteli irat a modern írásbeli ügyintézés egyik jellemző irata, az ún. előadói ív. Azok a hatóságok, hivatalok, amelyek előadói ívet használnak, azt a beadvány borítójaként használják. Az előadói ív első oldalára a beadvány legfontosabb adatait jegyzik fel, ezt követően pedig különböző ügyviteli feljegyzéseket, az ügy intézésével kapcsolatos adatokat, javaslatokat, utasításokat, s a kiadvány fogalmazatát írják rá. b) Analitikus irattan Az analitikus irattan az egyes iratok külső és belső ismertető jeleit vizsgálja. Ezek az idők folyamán változtak, éppen ezért a külső és belső ismertető jelek alapján gyakran következtethetünk az iratnak olyan adataira (kor, küldő stb.), amelyek egyébként az iratból esetleg nem derülnek ki. A külső ismertetőjelek közül a legszembeötlőbb az irat formája és terjedelme. A középkorban az okleveleket a legváltozatosabb formájú és méretű hártyákra írták, az oklevélkorszakban a papíroklevelek mérete is mindig a szöveg terjedelméhez