Lakos János: A köziratok levéltári értékelésének kérdései (Budapest, 2002)

I. rész A levéltári értékelés problémája az elmúlt 20-30 év kül- és belföldi szakirodalmában

projektjében a levéltáros először információkat gyűjt az illető igazgatási ág szervcsoportjainak feladatairól a hivatali ügyfelosztási tervek segítségével. Az így megszerzett áttekintést még ki kell egészíteni a szervek munkatársaival folytatott interjúkkal, mert csak ekképpen állapítható meg biztonsággal a funkciók, kompetenciák valódi tartalma (pl. a legmagasabb szinten az átfogó funkcionális feladatok a jellemzőek, az alsó szinten viszont azok a szakfeladatok, amelyek iratai betekintést nyújtanak a mindenkori időszak életvalóságába). Végül magukat az iratanyagokat is elemzik egyes irattárakban. Ezáltal lehetőség van a félreértések tisztázására, és az iratok tartalmából kiindulva más értékelés is adódhat, mint a feladatok és funkciók értékeléséből adódik. A munka során a levéltárosok arról is döntenek, hogy a kiválasztott iratok teljességükben vagy mintavétellel kerüljenek levéltárba. A végső szakaszban minden egyes közfeladatra nézve megállapítják azt a hatóságot, amely a feladat teljesítésére a mérvadó befolyást gyakorolja. A munka eredményeként megszületett dokumentációban szakfeladatonként lebontva szerepel, hogy az illető hatóság a feladathoz tartozó iratokat: "A" [Archivieren] = levéltárba adja, "B" [Bewerten] = felajánlja a levéltárnak, amely még külön értékelést végez, "V" [Vernichten] = megsemmisíti (kiselejtezi). A projekt keretében 2000-ig további két ágazatban (általános igazgatás, erdészeti igazgatás) készült el a terjes értékelési dokumentáció, és ezeket is - az előzetes terveknek megfelelően - közzétették az Interneten.

57 Egy Düsseldorfban 2000 szeptemberében tartott konferencián Róbert Kretzschmar a teljes projekt eredményeit, tanulságait összegezte. Ebből - nem említve itt az Udo Schafer alapján leírtakat - az alábbiakat emeljük ki: - Az értékelési dokumentáció készítése során egyeztetés zajlik a levéltári igazgatóság archiválási bizottságában és a kommunális levéltárosok munkacsoportjában. - A dokumentációt az állami levéltárak kötelesek alkalmazni, a kommunális levéltárak pedig saját belátásuk szerint használhatják. - Mivel a még/majd keletkező iratokat is bevonják az értékelésbe, kijelölnek egy levéltárat, amely tovább gondozza a dokumentációt, hogy a feladatintézés változásaira és az iratok keletkezésében bekövetkező változásokra azonnal reagálni lehessen. Vagyis nyitott értékelési dokumentációkról van szó.