Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

I. Az iratok kezelése

Alszámos nyilvánt aiybás /alszámokra tagolódó sors

zámos rendszer/ Az alszámos rendszerű iratnyilvántartás a nyilvántartási, sorszámadásnál előtérbe helyezi a kezdő iratot. Kezdőirat az^rat, amely egy bizonyos ügyben a naptári év folyamán először jelentkezik, illetőleg először kerül nyilvántartásba. A kezdőirat nyilvántartásba vételekor egy jelzőszámot kap és minden ujabban jelentkező azonos tárgyú irat a kez^dőirat sorszáma alatt kerül nyilvántartásba oly módon, hogy a kezdőszám után jelentkező iratok mindegyike azonos sorszámot ós növekvő alszámot kap." Az alszám-nyilvantartókön^v minden oldalán 10-10 ügy nyilvántartására van rovat nyitva. Egy-egy rovaton belül, tehát egy nyilvántartási sorszám alatt négy sor áll az ügyben érkező kezdő irat és az utóiratok alszámok alatt történő bejegyzésére • Az ügy tárgyát csak a kezdőirat nyilvántartásba vételekor kell bejegyezni, szükség esetén az Összes előnyomott sor felhasználásával . Az utóirat nyilvántartásba vételekor a tárgyrovatba ujabb bejegyzést nem kell irni. Ha azonb&n az ügy tárgya kiegészül vagy megváltozik, az ügyiratot uj sorszám alatt kell nyilvántartásba venni és a kezdőiratot'csatülni. Ha egy ügyben ugyanabban a naptári évben négynél több irat érkezik, az ötödiket és minden további iratot iratjegyzéken kell nyilvántartásba venni* Az iratjegyzéket a naptári év végéig a nyilvántartókönyv megfelelő sorszáma mellett, az év végétől pedig a sorszámok rendjében az irattárban kell megőriznie Az irat csatolás célja az, hogy a f ••'- ,n nyilvántartásba vett ügyirattal kapcsolatos intézkedésnél az ügy mincon előzménye az ügyintéző rendelkezésére álljon, Ebből a célból