Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

I. Az iratok kezelése

az iratkezelőnek minden újonnan nyilvántartásba vett iratnál meg kell vizsgálnia azt a körülményt, hogy az újonnan iktatott iratnak van-e előirata* Ha az ügy előzményére történik hivatkozás, az előiratát /előiratait/ csatolni kell. Ha az előirat nem csatolható, annak hollétét az iraton jelezni kell. Az iratok csatolását iratjegyzéken, annak hiánya esetén Őrjegyen kell feljegyezni. A feljegyzésnek tartalmaznia kell, hogy a csatolás milyen számú irathoz és mikor történt. A csatolás tényét azon az iraton is fel kell tüntetni, amelyhez a csatolás történt. Az alszámos rendszerben az azonos sorszám alatt nyilvántartásba vett ügyiratok csatolása ugy történik, hogy az előző alszámu irat feljegyzését /pl, irattárba vagy határidőbe/ az iratok kezelője áthúzással hatálytalanítja, az áthúzás jelzi, hogy az előirat csatolása az újonnan nyilvántartánba vett irathoz megtörtént, A csatolás idejét nem kell feltüntetni, mert az azonos az ügyirat nyilvántartásba vételének napjával • - Az alszámos rendszerbe ha valamely ügyirat csatolására olyan esetben van szükség, amikor az nem az utóirathoz, hanem más ügyirathoz kerül,, vagy a folyó évet megelőző évek iratanyagából kell iratot csatolni, ez esetben a csatolt ügyirat nyilvántartási számánál a "kezelési feljegyzések" hasábba kell feljegyezni azt, hogy az iratot milyen számú ügyirathoz csatolták /pl. Id. ;1325/1^59 sz.a/ Az irato

kmut^tózása. - A mutatózás célja az, hogy a szerv /szervezeti egys g/ ügyintézése során keletkezett ügyiratok mindegyike az ügy lér e gét kifejező jellegzetes /kiemelt/ szónál, illetőleg annak kezdőbetűjénél könnyen megtalálható legyen. A mutatózásnál illetőleg az ügyiratoknál a mutatókönyvbe való bevezetésnél célszerű azt az irányelveit''követni, hogy az ügyiratban előforduló név /nevek/, • az ügyir*at tárgj