Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

I. Az iratok kezelése

szervezeti - egységele számcsoportja azonos számodat ne tartalmazzon. Pl. I. osztály számkerete 1-3000-ig II. » u 3G01-60C0-ig III. « » 6001-9000-ig A számkontingenst minden szervnél irásba kell foglalni és ennek egy példányát a legkisebb számcsoport egyik nyil - ; vántartószánán nyilvántartásba kell ve...ni ós azt az iratok mellett - nem selejtezhető ügyiratként - meg kell őrizni. Sorszámo

s nyilván

tartás, /iktatás/ A sorszámos nyilvántartás lényege, hogy a szerv ügyiét' zése során létrejött iratokat központi iratkezelés esetén az l-es számjeggyel kezdődő, - a naptári éven belül nem ismétlődő - növekvő számjellel jelöli meg. Osztott ügyiratkezelés esetén pedig a szervezeti egység nek adott számkeret legkisebb számiával kell kezdeni és megsza,kitásnélküli sorrendben folytatni. A sor számos nyilvántartás bejegyzésére szolgáló nyomtat ványnak egy-egy iktatószám részére fenntartott vízszintes rovatában csak egy irat adatainak bejegyzésére van lehetőség. A sorszáj^os nyilvántartási rendszerben a naptári év ala különböző időpontban beérkező azonos tárgya iratok, mindenkor a beérkezésük idejében még fel nem használt nyilvántartószámot kapják, tehát egy bizonyos ügyben keletkezett iratok nyilvántartási számai teljesen eltérőek egymástól és a nyilvántartási számok nem jelölnek semmiféle összetartozást, ellentétben az alszámos nyilvántartási rendszerrel, ahol a nyilvántartószámok az összetartozó ügyeket azonos sorszámokkal de eltérő alszámokkal jelölik meg.