Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

I. Az iratok kezelése

tssere szolgáló rovatokat, A nyilvántartási bélyegzőt az irat szövegrészt nem tartalmazó külső oldalának bal felső restére kell reányomni ugy, hogy az elintézésre elegendő hely maradjon. Ha erre nincs lehetőség, mert a szövegrész az iratnak minden oldalát teljesen betölti, ilyen esetben az irat tárgyát egy tiszta papírra kell feljegyezni, erre a lapra kell ütni a nyilvántartási bélyegzőt, majd ezt a lapot csatolni kell az ügyirathoz. Az iratok nyilvántartására célszerű előre bekötött könyv helyett tis ivenként összefűzött nyilvántartólapokat haszé nálni, amelyeket azonban a naptári óv vegével be kell köttetni. A nyilvántartólap rovatait olvashatóan kell kitölteni, a bejegyzett adatokat helyesbítés esetén áthúzással ugy kell megváltoztatni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A bejegyzést kézjeggyel hitelesíteni kell. A nyilvántartókönyvbe bejegyzett adatokat kivakarni, átragasztani vagy más módon az eredeti szöveget olvashatatlanná tenni nem szabad. A kezelőiroda vezetője a nyilvántartókönyveket az év utolsó munkanapján a nyilvántartásba vett utolsó sorszámot követően köteles aláhúzással, keltezéssel ét aláirássál lezárni. Nagyobb iratforgalmu szerveknél, ahol felmerül annak szüksége, hogy az iratnyilvántartás szervezeti egységek /osztott iratkezelés/ szerint történjék, az iratok nyilvántartására számkeretet kell biztositani. A szomkeret egy szerven belül az ügyiratok bizony osfoku tárgyi tagolását is biztosítja. Ezt a feladatot az ügykezelési csoport vezetője végzi, aki a szémkeret elosztásáról tervezetet készit és a ssámkeret elégtelensége esetén pótszámkeretről gondoskodik. A számkeret tagolását ugy kell elvégezni, hogy az egyes