Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

III. Az iratselejtezés

személyiségre vonatkozik, esetleg kezenyoma, aláirása: e stb. szerepel benne. A megjelölt őrzési idők tehát általában osak az alsó őrzési határidőt jelzik, s nem kötik meg az iratokat egyenként vizsgáló selejtező kezet a további megőrzés tekintetében. Ennek ellenkezője is előfordulhat - bár csak nagyon ritka esetben - tehát az, hogy az Őrzési határidő ellenére egyes iratokat már korábban kiselejtezhetőnek itél a selejtező.. Ez az úgynevezett visszatükrözött és az elnyelt iratok esetében lehetséges. "Visszatükrözöttnek" nevezzük azokat az iratokat, amelyek a szerv többi szervezeti egységének iratanyag ában megismétlődnek és az egyes szervezeti egységek számára alapvető iratok, mások számára viszont csak tájékoztatás céljából megküldött anyagok /pl. a személyi állományra vonatkozó rendelkezések másolatai/* "Elnyelt

11 anyagnak nevezzük azt

f amelynek tartalma teljesen benne van az ezen anyag a,lapján összeállított összesítő iratokban /például a havi jelentéseket elnyeli a negyedévi jelentéséi , a négyévieket elnyeli az évi jelentések/. Ezeket az iratokat tehát esetleg az ügykörjegyzékben foglalt altalános szabályok ellenére is ki lehet selejtezni. Ezt azonbam nem szabad mechanikusan végrehajtani, hanem csak a legnagyobb körültekintéssel. így például, ha az összesítő dokumentumok nem tükrözik az "elnyeltU iratokban ;

• található összes adatokat, akkor az utóbbiakat is meg kell őrizni, vagy a visszatükrözött iratokat csak -.'-.tor szabad selejtezni, ha maggyőződtünk, hogy az alapirat megmaradt. Ezeket a problémákat egyébként, az ügykörjegyzékek Összeállításakor igyekeztek messzemenően figyelembe venni. Részben ilyen szempontokat szem előtt tartva, réaizben pedig az 1 általános áttekinthetőség céljából az ügykörjegyzékek bizonyos tagolódást mutatnak. Általában mind a I., mind a II. sz. jegyzék az intézmények szervezeti beosztásának megfelelő csoportosításban, illetve az egyes alá.rendelt szervekkénti csoportosításba sorolja fel az egyes ügyköröket, illetve iratfélékot. A legáltalánosabb ügyek, például a gazdagsági, a személyzeti, az adminiszt^rció ügyeit külön részekben, fejezetekben sorolják