Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

I. Az iratok kezelése

nyilvántartási számot kell bevezetni oly módon, hogy az idegen szám utolsó száma és a rovat elején feltüntetett szám azonos legyen. A könyv Összeállítása ugyanolyan irányelvek alapján töiténik, mint azt a mutatókönyvnel láttuk* Szélmutató tartalomjegyzék készitendő, amelyet a könyv első lapja elé kell beragasztani * Gyujtőiv A gyüjtőiv célja, hogy az olyan természetű válaszok^ vagy jelentések kezelése, amelyek ugyanarra az intézkedésre vonatkozóan több zérvtől egy izben vagy időszakonként érkeznek, ne külön-külön, hanem együttesen történjék. A gyüjtőivre előre fel kell jegyezni azoknak a szerveknek neveit, amelyektől, a válaszoknak érkezniök kell. A kitűzött határnapon a beérkezett válaszokat a gyűjtőivvel együtt az ügyintézőhöz kell juttatni, ezt megelőzően azonban ha a válaszok valamelyike hiányzik, azt meg kell sürgetni, a ^yüjtőivet pedig alszámos rendszerben az ügy soronkövetkező alszáma alatt, sorszámos rendszerben pedig a soron következő iktató szám alatt kell nyilvántartása venni• Gyűjtőivel való feljegyzés nélkül kell a beérkező válaszokat az ügyintézőhöz juttatni, ha erre a szerv vezetője vagy az ügy intézője utasítást ad. Átfutó ügyiratok kez

elése. Átfutó iratnak nevezzük a más osztályról érkező és a szerv valamelyik osztályán már nyilvántartásba vett ügyiratot, amelyet rendszerint láttamozás vagy véleményes és végett kitilt nek meg. Az ilyen iratot érkezésekor átfutó /végszámos/ naplóban kell nyilvántartásba venni, s uj nyilvántartása illetőleg iktatószámmal . . ellátni nem szabad*