Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

I. Az iratok kezelése

és szükség esetén a beküldő szerv neve 4e bevezetésre kerüljenek* A mutatózást általában a nyilvántartókönyvnek tárgyrovatában feltüntetett szöveg és a nyilvántartási szám bejegyzésével kell elvégezni. Ha azonban az ügyirat több névre vagy több ügyre vonatkozik, célszerű a mutatózást magából az ügyiratból elvégezni. A mutatókönyv betüsoros beosztású, melyet nagyobb iratforgalom esetén tagolni lőhet név- hely és tárgymutatóra, amelyek a betűsoron belül még tovább bonthatók a mássalhangzókhoz kapcsolt magánhangzókkal /pl: ba-, be-, bo-, bu-, tagolással/. Ha a gyakorlati szempontok megkívánják, a mutatókönyv más részletezéssel is felbontható /pl% gyakori tulajdonnevekre/. A mutatózást legkésőbb a nyilvántartásba, vételt követő napon kell elvégezni és annak megtörténtét a nyilvántartókönyv sorszáma mellett jelezni kell. Minden évben uj mutatókönyvet kell nyitni és ha célszerű előre bekötött könyv helyett szabad különálló lapokat is használni, ezeket a lapokat azonban év végén be kell köttetni* A mutatókönyvet bekötéskor ssélmutatóval kell ellátni, amely feltünteti a könyv betűrendi tagolását* Ide g

e

ns zám-muta tó Az idegenszámmutató célja a más szervektői érkezett iratok nyilvántartási számának végszámok rendjében történő nyilvántartása• Az idegenszámmutató nyomtatvány 20 rovatból áll, 10 rovat az idegen szerv nyilvántartási számának, 10 rovat pedig a saját számok nyilvántartására szolgál, Mindegyik rovat kettős, melyek afején egy-egy szán. áll, a következő módón: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 3, 9, 0. A kettős rovatok bal hasábjában az idegen, a jobb hasábban a saját