Koroknai Ákos: Iratértékelési szempontok a gazdasági levéltárügyben a rendszerváltozás utáni évtizedben (elvi és módszertani felvetések) (Budapest, 2002)
I. Elméleti felvetések a gazdasági iratok makroszintű levéltári értékelésének problematikájához 1989 után
tartalmi megítélése meglehetősen szubjektív. Mást tarthat fontosnak a korántsem egységes kutatás, mást a művelt nyilvánosság, mást a köz- és a magánigazgatás. A levéltá ros képzettsége és tájékozottsága a kutatás eredményeit illetően döntő szerepet játszik abban, hogy valamely irat információs értékét a teljes iratanyag összefüggésrendszeré nek ismeretében mérvadó módon állapíthassa meg . Bármely gazdasági szerv irataiban foglalt információk összességét azért kell mindig átfogóan ismernünk, hogy megállapíthassuk, vajon indokolt-e az egyes dokumentum megőrzése az ország, az általános folyamatok, a társadalom, a gazdaság, a gazdasági ágazat, a földrajzi hely történéseinek mikénti alakulása szempontjából, vajon nyújt-e új ismereteket vagy sem? Az iratokban rejlő információs érték meghatározásához - miként az elsődleges érték megállapításához is - több szempont egyidejű figyelembevétele szükséges . Az egyik leglényegesebb értékelési szempont az információ egyediségének mérlegelése, hogy ti. az másutt más forrásban nem fordul-e elő publikált formában vagy publikálatlanul? Ezt a fajta értékelést egyre inkább nehezíti a információ-áradat, amelyből szinte re ménytelen a gazdálkodó szervezeten belüli, ill. azon kívüli irattöbbszörözödéseket ki szűrni, amíg nem végzünk irattípusra bontható tevékenység-elemzést . Valamely irat(anyag) információs értékének elbírálásánál az információ koncentráltsá gának megállapítása alapvető szempont. Schellenberg szerint extenzív az információ , ha kevés adatot tartalmaz, de sok személyt, tárgyat, jelenséget és eseményt érint (ilyen pl. egy társasági közgyűlési jegyzőkönyv); intenzív az információ , ha sok adatot közöl kevés személyről, tárgyról, jelenségről és eseményről (ilyen pl. egy laboratóriumi mérési jelentés); míg diverzifikált az információ , ha sok adatot hordoz különféle ügyekről (ilyenek pl. a piackutató kereskedelmi jelentések). Bármely típusú információt ott és abban az (ügy)iratban szükséges megőriznünk, ahol az a legkoncentráltabb formában fordul elő (az összefoglaló gazdálkodási adatokat pl. a mérlegekben) 3 Leginformatívabbak azok az iratok, amelyek az extenzív, intenzív és diverzifikált adatokat egyszerre és sűrítve tartalmazzák (ilyenek pl. a kutatási zárójelentések). A statisztikák megőrzési gondjaihoz hasonlatos azoknak a terjedelmes műszaki és természettudományos dokumentumoknak az értékelése (kísérleti, fejlesztési, technológiai laboratóriumi mérési eredményekről stb.), amelyek egyedi, nyers adatok tömegét rögzítik, s amelyek értékelemzése külön tanulmány tárgya lehetne. Ezeknél úgyszintén a végösszegzö koncentrált adatok, ill. információk megőrzése szükséges , minthogy a tudományos mérések, kísérletek stb. alapadatai - természetükből eredően - bármikor
