Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - I. fejezet. A levéltárak kialakulása és osztályozása
12. §Ha a széttagolt fond helyreállítása nehézségbe ütközik, az adott fond egyes részeit, bárhol legyenek is azok, egy hivatalnoknak egyetlen iratjegyzékben kell leírnia, megjelölve, hogy az egyes levéltári iratok hol találhatók Fennáll a lehetősége annak – amint arra az előző paragrafusban rámutattunk –, hogy a fond szétszóródott részeinek* egy levéltárban való újraegyesítése el háríthatatlan akadályba ütközik. Ebben az esetben legalább egy mód biztosan van arra, hogy még ha teljesen nem is szüntethetjük meg, legalább jelentősen enyhítsük a széttagolt és szétszóródott fond kutatása során felmerülő kényelmetlenségeket. Nevezetesen akkor, ha lehetővé tesszük az érdeklődők számára, hogy áttekintést kapjanak a teljes fond tartalmáról, és így könnyűszerrel meg tudják majd állapítani, melyik az a rész, amely kiváltképpen fontos kutatásaik szempontjából, és gyakran valószínűleg az is kiderül, hogy minden olyan iratot, amelyet meg szeretnének tekinteni, egy és ugyanazon raktárban őriznek. Ilyen áttekintést nyújt a levéltári leltár. Ez a megfontolás vezetett a fenti szabály elfogadásához, amely szabályban éppen ezért azt az elvárást is megfogalmaztuk, hogy az egész fondot leíró leltárban legyen utalás az egyes iratok vagy az egyes leltári tételek lelőhelyére. Ráadásul, ha az egész fondot egy leltárban írjuk le, akkor az adott fond tudományos szempontból ismét egy egységgé válik. Ebből a nézőpontból szemlélve a kérdést, nincs jelentősége annak, hogy hol őrzik az egyes iratokat (ld. 67. §), noha gyakorlati megfontolásból természetesen továbbra is ajánlatos az összes iratot egy őrzőhelyen összegyűjteni. Ez utóbbinak kell tehát az elsődleges szempontnak lennie. Ha azonban mégis nehézségek merülnek fel ezen a téren, az itt kifejtett javaslat egy lehetséges eszköz arra, hogylegalább a legnagyobb kellemetlenségek elkerüljük. Nyilvánvaló, hogy egyetlen személynek kell elkészítenie azt a leltárat, amelyben egyesítve vannak a fond szétszóródott részei. Ha megengednénk, hogy az egyes hivatalnokok, külön-külön írják le az általuk felügyelt levéltárban őrzött fondrészt, elveszne a leírás olyannyira szükséges egységessége. Mi több, kérdéses, hogy minden egyes hivatalnok megfelelő ismeretekkel rendelkezne-e az adott fond felépítését és a fond egyes részei között fennálló kapcsolatot illetően akkor, ha nem tanulmányozná annak minden egyes részét. Mindegyiküknek meg kellene tehát ismerkedni a fond egészével, beleértve azokat a részeket is, amelyek más őrzőhelyeken találhatók. A fenti szabály magától értetődően nem zárja ki azt, hogy a széttagolt levéltári fond egyes részeit különkülön is leírjuk, akár azzal a fonddal összefüggésben, amely mellett őrzik azokat, akár pedig egy bizonyos őrzőhelyen található más fondokkal összefüggésben. Ez utóbbi rendszeresen megtörténik például a falvak fondja-91 *A holland szövegben itt a membra disjecta latin kifejezés szerepel.
