Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
irat keletkezésének története meglehetős valószínűséggel meghatározható. A fogalmazványt a városi közigazgatás őrizte meg és helyezte el a kimenő levelek kötegében. A tisztázatot arra szánták, hogy elküldjék a címzettnek, ha azonban most mégis a fondban találtuk meg, annak csakis az lehet az oka, hogy később mégis szükségtelennek ítélték a postázást, vagy a címzett utóbb egy kísérő feljegyzéssel ellátva visszaküldte az iratot a városnak. Alighanem mindkét esetben vannak a fondban az adott ügyre vonatkozó egyéb iratok is. Végül pedig a másolat csak olyan alkalommal készülhetett, amikor az iratban tárgyalt ügy ismét szóba került, a helye tehát más úgynevezett előiratokkal együtt valamely bizottság dossziéjában van, vagy egy olyan határozat mellékleteként kell kezelni, amely jóval azután született, hogy megírták és elküldték az eredeti levelet. Levelünk három példánya tehát a fond három teljesen különböző sorozatához tartozik, és az egyik sorozat teljessége sérülne akkor, ha bármelyik példányt egy másik sorozatban helyeznénk el. Még világosabbá válik mindez, ha egy választott bírák előtt kötött szerződés (schepenbrief *) fogalmazványára, tisztázatára és másolatára gondolunk. A fogalmazványt az adott testület (sche penbank) kötegeiben kell elhelyezni, a pecséttel ellátott tisztázat, mint tulajdon jogot bizonyító okirat annak a városnak az elöljáróságához tartozik, amelynek fondjában megtaláltuk, a másolat pedig egy magánszemélytől származik, aki egy per folyamán bemutatta azt. Általános szabályként a fentieket kell alkalmaznunk. Magától értetődik azonban, hogy főként a súlyosan megcsonkított fondok esetében el lehet térni, és a célszerűség érdekében el is kell térni ett ől a szabálytól. Így például ha egy vállalat fondjában mindössze hat darab jelentéktelen, különálló kimenő levelet találunk, kettőt közülük fogalmazvány, kettőt tisztázat és kettőt pedig másolat formájában, akkor természetesen ostobaság lenne ezt a hat levelet – ha már egyszer nem tudjuk helyreállítani a közöttük egykor létezett kapcsolatot – három különböző tételben elkülönítve kezelni. Legyen bár teljes mértékben igaz, hogy ez lenne a helyes és logikus eljárás, praktikusnak semmiképp nem nevezhető. Fogalmazvány és tisztázati példány különbségének az adott ügyviteli aktus értelmezése során játszott jelentőségére vonatkozóan lásd: Varga, 1982. 95–110. p. 130 *A schepen kifejezés jelentése: helyi törvényszéki testület, illetve ennek a testületnek egy tagja, a schepenbrief kifejezés jelentése pedig: a testület két tagja (schepen) által létrehozott vagy ezek előtt a tagok előtt megkötött szerződés.
