Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
két vagy több sorozatban kellene elhelyezni. Ez egy nagyon súlyos hátrány, ami azonban egy kizárólag különálló iratokat tartalmazó és csekély terjedelmű fondban mégsem lenne leküzdhetetlen. Sokkal jelentősebbé válik viszont a probléma egy átlagos fond esetében, amelyben nagy számban fordulnak elő különféle kötetek és összefűzött iratkötegek. Amikor pedig megvizsgáljuk, hogyan jöttek létre ezek a kötetek és füzetek, igen hamar arra a felismerésre jutunk, hogy csak a legritkább esetben szolgált az összefűzés indokául az iratok tartalma, rendszerint a formai jegyeknek volt meghatározó szerepe. Az egyik kötetet a testület közigazgatási határozataiból és bírói döntéseiből állították össze, egy másikat pedig a testület által hitelesített jogátruházásokra vonatkozó iratokból, külön füzetekben egyesítették a bejövő leveleket és kérvényeket, az egy számadáshoz tartozó nyugtákat, stb. Olykor, nagyon kivételes esetben és ha ezt különleges körülmények indokolták, a köteteket mégis különböző, de egy meghatározott témára vonatkozó iratokkal töltötték meg. Kevésbé ritkán fordulnak elő az ilyen módon létrehozott dossziék, számuk azonban a kötetekkel összehasonlítva mégis igen csekély. A köteteket természetesen nem lehet szétszedni. Az iratkötegek és a dossziék esetében szigorúan véve van erre lehetőség, de ezzel az eljárással szemben is felmerülnek az időrendi rendszer leírásánál már említett kifogások, amelyek következetes alkalmazása ennél a szisztémánál is ugyanolyan követelményeket támaszt. Ezért, hacsak nem akarjuk az összes kötetet és iratköteget egy semmitmondó, Általános ügyek cím ű tétel alatt elhelyezni, amely a fond kilenc tized részét tartalmazza, akkor most sem fogunk tudni mit kezdeni a fond legnagyobb részével. Az a megoldás, hogy a közigazgatási határozatokat a Közigazgatás , a bírói döntéseket az Igaz ságszolgáltatás tétel alatt helyezzük el, semmit sem segít. Például egy községnek egy bizonyos földterületre vonatkozó jogát érintő kutatás esetében a fond valamennyi irategységét át kellene tekintenünk, mivel teljesen bizonyos, hogy az eredetileg kiválasztott Pénzügyek tételben sokkal kevesebb fontos dokumentu mot találnánk ebben a témakörben, mint számos más tételben, amelyeket témánk szempontjából jelentéktelennek gondolnánk. Kizárólag a fond eredeti tagolódásán alapuló szisztéma szerinti rendezés vezet kielégítő eredményre. Végsősoron csak ezen a módon lehet jó választ adni arra a számtalan kérdésre, amely egy fond rendezése során felmerül. Egyedül ez a rendszer alkalmazható következetesen egy nagyobb terjedelmű fond esetében. Minden fond részei között régtől fogva fennáll bizonyos kapcsolat: a fondot létrehozó írnokok, tudatosan vagy nem, de felállítottak bizonyos szabályokat az iratok megőrzésére és rendezésére vonatkozóan. Általánosságban elmondhatjuk, hogy ezek a szabályok jobbak, jobban megfelelnek a fond jellegének, mint azok, amelyek bevezetésére mi magunk elcsábulnánk. Az egykori ügyintézők ugyanis biztosan jobban ismerték fondjuk természetét és a gyakorlati követelményeket, mint mi. De még, ha olykor megítélésünk sze-101
