Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
rint furcsán jártak is el az eredeti ügyintézők a különböző témák egyetlen lajstromban vagy számadásban való egyesítése során, ezen ma már akkor sem lehet változtatni. Az, hogy az adott lajstrom vagy számadás fizikai egységet képez, megakadályozza a szétosztást. Ez a tény viszont megköveteli azoknak a beérkezett iratokból és nyugtákból álló kötegeknek az egységként való kezelését is, amelyek az adott lajstromhoz vagy számadáshoz tartoznak, és amelyeket az adott lajstrom vagy számadás a lehető legalkalmasabb módon értelmez. Csakis így nyernek ezek a kötegek olyan értelmet, amilyet eredetileg szántak nekik. A kötegek haszna sokkal nagyobb így, mintha szétszednénk őket, szétszórnánk a dokumentumokat az egész fondban, és különálló iratokként, a bennük tárgyalt témák szerint rendeznénk azokat, mert úgy csak csekély, önmagában jelentéktelen adattal szolgálnának számunkra. Vagyis utólag nem lehet a fond eredeti rendjét teljesen lerombolni és következetesen felcserélni azt egy másfajta renddel. Ott pedig, ahol ez kivételesen mégis megtörténne, helyrehoz hatatlan kárt okoznánk a fondban, és ez a kár aránytalanul nagyobb lenne, mint az az előny, amelyet el akartunk érni az átrendezéssel. Tehát nem annyira a rendszer iránt érzett rokonszenvünk késztet minket arra, hogy ezzel a javaslattal éljünk, mint inkább az a megfontolás, hogy a levéltáros, aki előzőleg józanul mérlegelte tervét és teljesen következetesen akarja azt megvalósítani, valójában kénytelen legyen elfogadni az általunk ajánlott megoldást. A fond eredeti szerkezete fő vonalaiban természetesen meg kell, hogy feleljen a fondot létrehozó hivatal egykori felépítésének. Ez magától értetődik. A fond eredeti szerkezete ugyanis nem tetszőleges módon jött lére, nem a véletlen műve, hanem azon hivatal felépítésének logikus következménye, amelynek funkcióit a fond visszatükrözi. Az adott hivatal maga építette fel – úgymond – a saját fondját, és ennek során saját szervezetét és saját szükségleteit tartotta szem előtt. Minden valamennyire is jelentős hivatal, amint működése összetettebbé vált, bevezetett bizonyos tagolódást igazgatásának rendszerében. Bizonyos igazgatási feladatok előkészítését vagy éppen a feladatok ellátását gyakran bízták állandó jellegű különbizottságokra vagy hivatalnokokra, akik többé-kevésbé önállóak voltak, számos esetben mindenesetre elég önállóak ahhoz, hogy megteremtsék a lehetőségét egy önálló fond létrehozásának. A fond definíciója szerint az ilyen bizottságok iratait – jegyzőkönyveiket, a bizottságokhoz beérkezett iratokat, stb. – nem szabad összekeverni a hivatal eredeti fondjának irataival, mivel ezek az iratok nem az adott hivatalból mentek ki, és nem ahhoz érkeztek be. A két iratsorozat párhuzamosan halad egymás mellett, még ha az iratok gyakran ugyanarra a témára vonatkoznak is, ezért tehát az ilyen bizottságok fondjainak mindenképpen külön sorozatot képezniük az adott hivatal levéltárán belül. Ilyenformán egy hivatal levéltára fő vonalaiban szükségszerűen tükrözni fogja az adott hivatal felépítését. 102
