Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

B) Adathordozók átvétele Az érvényben levő rendelkezések szerint a szerveknek 15 évig kell őrizni irataikat, és ezeket a levéltár 5 éves ciklusokban veszi át. Az adathordozók levéltári átvételére, tulajdonságaiknál fogva ez nem alkalmazható. A történeti érték mellett az információs érték fogalmát is figyelembe kell venni, és a hosszadalmas átvételi idő ronthatja az adatok információs értékét. Az átvételi idő rövidítését az is indokolja, hogy a számítástechnikai rendszerekben nem tudják 5 évig tárolni a levéltárak részére azokat az adatokat, melyekre már nincs szükségük, vagy melyeket a levéltár saját szempontjai szerint dolgoztatott fel. Az adathordozók átvételi idejét úgy kell módosítani, hogy a levéltár a szervektől az adathordozókat azonnal átvegye ha azok történeti vagy információs értéket jelentenek, vagy ha a szerveknek hosszabb ideig van szükségük a hordozókra, a levéltár a szükségletei szerint a maga számára másolatot készíttethessen. Ha a levéltáraknak sikerül jól megszervezni az adathordozók átvételét, és a feltételek biztosítottak, a levéltárban kialakuló adathordozó állomány egy olyan integrált állomány lehet, ami nagyon hasonlíthat az ország számítástechnikai háttértárához, és a biztonsági megőrzésben is szerepet vállalhat. 3. A levéltár feldolgozó tevékenysége A feldolgozás munkafázisai közül elsősorban a visszakereső rendszerek kiépítése kerül előtérbe. A) Adattárak, adatcsoportok leírása Ki kell dolgozni az egységes adatcsoport leírás szabályait. Az adatleírás szabványosítható, minden adatcsoport leírás azonos szempontok és formációk szerint történhet. A leírás alapját az egyes adatcsoportok címe és jellemzői képezik. Ha egy adathordozón több különböző című adatcsoport van, minden adatcsoport önálló leírási egység, ha egy adatcsoport több hordozón (folytatólagosan) helyezkedik el, egy leírási egységet alkot. B) Az adatleírások rendezése, rendszerezése Az adatleírások rendezése mechanikus vagy klasszifikus módszerrel történhet különböző szempontok szerint és permutációk állíthatók elő. Az alfabetikus, numerikus és különböző osztályozó rendszerekkel különböző célú feltáró rendszerek alakíthatók ki. A rendszerben egy adattárra és a vele kapcsolatban levő, az adattár alapján készült különböző szempontú feldolgozások, ezek programjai együtt rendezhetők és együttesen tárhatók fel.